GUÍA DE ESTUDIO
DE AUDITORIA OPERACIONAL


AUDITORIA OPERACIONAL


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autorización expresa de sus propietarios.


INDICE


PRESENTACIÓN 6
OBJETIVO GENERAL 7

PRIMERA UNIDAD
1. FUNDAMENTOS BÁSICOS DE AUDITORIA OPERACIONAL
1.1. Concepto e importancia.
1.2. Importancia de las operaciones de una empresa o institución.
1.3. Proceso Administrativo aplicado a sistemas de control.
1.3.1 Control interno.
1.4. Productividad como base del esquema de control.
1.5. Diagnósticos de problemas.

SEGUNDA UNIDAD
2. AUDITORIA OPERACIONAL EN NEGOCIOS
2.1. Necesidad de control de las funciones de la empresa.
2.2. Control e Interrelación de operaciones en la empresa.
2.2.1 Área de Compras.
2.2.2 Área de Ventas.
2.2.3 Área de Recursos Humanos.
2.2.4 Área de Transportes.
2.2.5 Área de Finanzas.
2.3. Importancia y valor de la Auditoria Operacional.

TERCERA UNIDAD
3. CONDICIONES QUE HACEN NECESARIA LA AUDITORIA OPERACIONAL
3.1. Detección de deficiencias en la organización.
3.2. Análisis y diagnostico de áreas Deficientes.
3.2.1 De operación.
3.2.2 De Administración.
3.2.3 De Control.

CUARTA UNIDAD
4. METODOLOGÍA DE LA AUDITORIA OPERACIONAL
4.1. Deficiencias reales de la organización.
4.2. Impacto en los estados financieros del negocio.
4.3. Importancia de aplicar la Auditoria Operacional.
4.4. Estrategias para la aplicación de Auditoria.
4.5. Recursos necesarios para realizar la auditoria.

QUINTA UNIDAD
5. APLICACIONES
5.1 Elaboración del programa de Auditoria Operacional.
5.2 Alcances de la Auditoria Operacional.
5.3 Inicio de la Auditoria Operacional.
5.4 Recopilación de evidencias.
5.5 Entrega del informe de Auditoria Operacional.


GLOSARIO.

BIBLIOGRAFÍA GENERAL.





 
PRESENTACIÓN


Esta guía de estudio para la materia de Auditoria Operacional ha sido diseñada con el proposito de que usted como estudiante trabaje de manera independiente, sin la constante presencia del tutor. La guía está ordenada en unidades temáticas y cuenta con una serie de componentes didácticos que le permitirán dirigir su aprendizaje: los objetivos de cada unidad lo relacionan con las temáticas centrales que integran el curso y le indican los aspectos relevantes del conocimiento que usted tiene que lograr; con la lectura de la bibliografía obligatoria podrá conocer, analizar y comprender ampliamente los temas tratados; con la realización de las actividades de aprendizaje y las preguntas de autoevaluación, usted podrá apropiarse de los conocimientos y valorar sus resultados en el proceso de aprendizaje.
Le recordamos que la modalidad educativa de estudios abiertos requiere un gran esfuerzo, compromiso y disciplina personal: le recomendamos que haga una adecuada planeación de sus actividades personales y de su tiempo, use el empleo de estrategias y técnicas de estudio, practique hábitos pertinentes para el estudio y acostumbrese a la investigación, no dude en pedir apoyo u orientación cuando así lo requiera.
En la primera unidad se veran los fundamentos básicos de auditoria
operacional, en la segunda unidad se estudiara la necesidad de control
e interrelación de operaciones de la empresa. En la tercera unidad se
analizaran las condiciones que hacen necesaria la auditoria operacional;
en la cuarta unidad se tratara la metodología de la auditoria operacional.
En la quinta unidad se veran la recopilación de las evidencias y la
elaboración del informe de Auditoria Operacional.

Esperamos que aproveches esta guia para tu propio beneficio y
crecimiento academico.


OBJETIVO GENERAL


Analizar los elementos de una auditoria operacional llevada a cabo en areas funcionales especificas de un organismo del sector publico o privado, aplicando el proceso de planeación y las tecnicas para su realización como mecanismos de control administrativo, considerando la gestión administrativa, sus recursos disponibles y el control interno, a través del análisis de la información objetiva, que permita una eficaz toma de decisiones.  
PRIMERA UNIDAD


FUNDAMENTOS BASICOS DE LA AUDITORIA OPERACIONAL

Objetivo Particular

Al finalizar la unidad, el alumno comprenderá la Importancia de las operaciones de una empresa o institución utilizando el Proceso Administrativo aplicado a sistemas de control para aumentar la productividad detectando deficiencias y corigiendolas .
1.1 Concepto e importancia.
Tradicionalmente la Auditoria se aplicaba a los aspectos financieros, pues se encargaba de examinar, evaluar y opinar sobre los estados financieros de la empresa. En los últimos años ha surgido la necesidad de contar con otro tipo de auditoría, que considerará de manera rápida el conocimiento de la complejidad empresarial y el incremento de la atención que las organizaciones tienen hacia su administración y se le ha llamado “Auditoria Operativa”.
La Auditoria operacional es un examen amplio y constructivo de la organización, de una compañía, una institución, o dependencia gubernamental o de cualquier componente de ellas, como una división o un departamento, de sus planes y objetivos, sus métodos de control, sus medios de operar y su utilización de recursos humanos y físicos, evaluando su planeación, organización, dirección y control interno; de la eficacia con que se han empleado los recursos humanos, materiales y financieros; y de los resultados de las operaciones y procedimientos adoptados en una empresa para informar si se han logrado o no los objetivos propuestos (Franklin E.B.. 2001, Auditoría Administrativa. 1ª ed. México, Mc Graw Hill, )
La Auditoría, Operacional después de haber hecho una revisión sistemática de los diferentes programas, procedimientos y controles, evalúa las áreas funcionales de la empresa con los propósitos de determinar si se tienen controles adecuados que permitan realizar las actividades con eficiencia y si se puede lograr una disminución de costos e incremento de la productividad.

La Auditoria operacional es en sí un flujo permanente de operaciones entrelazadas para formar un ciclo global que tiene un punto de partida, se actúa y se vuelve a llegar al mismo punto de partida: se cuenta con recursos financieros, se compra, se produce o transforma, se vende, se cobra; y se vuelve a contar con recursos financieros.

Cada etapa de ese ciclo global es factible segregarla en ciclos individuales de operación para su mejor análisis y comprensión.

Cada ciclo individual de operación está constituido por varias funciones.

Cada función es un conjunto de actividades que se realizan dentro de su propio ciclo para reconocer, autorizar, procesar, clasificar, controlar, verificar e informar las transacciones que suceden dentro de un proceso que las ordena de manera lógica y secuencial.

Se recomienda que la auditoria operacional se aplique a funciones; y si
el tiempo y circunstancias lo permiten, o si se hace necesario, revisará las funciones que integren un ciclo.

La Auditoria Operacional es una herramienta que, a través del análisis
de las funciones que lleva a cabo un área o departamento de una empresa, permite sugerir a la administración la forma de llevar a cabo las operaciones encomendadas a fin de incrementar la eficiencia operativa.

Por lo tanto se define la operación como el conjunto de actividades orientadas al logro de un fin u objetivo particular dentro de la entidad, tales como vender, comprar, cobrar o producir.
No es lo mismo un departamento que una operación. En una operación pueden intervenir varios departamentos, bien sea en forma total o solamente una parte de ellos.
No deben confundirse las funciones fundamentales de la administración con las principales operaciones o funciones de una entidad; lo que sí es importante resaltar es que al revisar las operaciones, debe considerarse la forma que ellas son planeadas, organizadas, dirigidas y controladas.


La delimitación de una operación en una empresa, debe considerar la posibilidad de efectuar una investigación completa y lógica, que proporcione sugerencias integrales y no una visión parcializada y eventualmente errónea de los hechos. La clasificación de operaciones en una entidad considera a las funciones tradicionales de la misma (comprar, producir, vender, cobrar, almacenar, otorgar crédito, invertir, etc.).
1.2. Importancia de las operaciones de una empresa o institución
Los fines institucionales se consiguen por medio del cumplimiento eficaz de las operaciones que realiza.

Las operaciones se llevan a cabo por medio de actividades, es decir un conjunto de actividades conforman una operación.
Una actividad es un conjunto de tareas o acciones que permiten desempeñar una función.
Una función a su vez se refiere a la actividad o conjunto de actividades que pueden desempeñar una o varias personas a la vez de manera complementaria para la consecución de un objetivo definido.
Las funciones basicas (compras, ventas, administración) son las necesarias para que una empresa alcance sus objetivos.
Las funciones primarias son las que existen en todo tipo de empresas, estas funciones son:

1. Mercadotecnía. Todas las actividades (investigacion, comercialización) de una empresa que tiende a mantener un flujo constante de bienes y servicios del productor al consumidor.
2. Producción. Todas las actividades (insumos, transformación, almacenaje) lo que incluya la creación de utilidad o aumente el poder de satisfacer las necesidades humanas.
3. Finanzas. Actividades de financiamiento, inversion y administración para optimizar eficientemente los fondos financieros necesarios para operar una empresa.

Las funciones secundarias son aquellas que complementan a las funciones primarias para la consecución eficaz de los pronósticos de una empresa, dependen del tipo de cada empresa en particular .

Algunas funciones son:
• Promoción
• Tesoreria
• Investigación y desarrollo

Estas funciones se clasifican en subfunciones, las cuales son un conjunto de tareas especificas que integran un grupo homogeneo con características y fisonomías propias suficientes para integrar una unidad orgánica cuyos objetivos están subordinados a los objetivos de la función básica a la cual pertenecen.

FUNCION SUBFUNCION
MERCADOTECNIA Publicidad, ventas, investigación de mercados
PRODUCCION Ingeniería industrial, proceso A,B,C,N, mantenimiento
FINANZAS Crédito, análisis financiero, contabilidad
PERSONAL Nóminas, adiestramiento, contratación y selección


Para la auditoria operacional es importante realizar una evaluación de las distintas funciones de la empresa, sus resultados, operaciones y actividades para obtener un panorama general de la forma en que se han desarrollado y el grado de avance en el logro de los objetivos.
Una empresa sólo debe llevar a cabo aquellas funciones y actividades que se justifiquen y que sean necesarias para el cumplimiento de los objetivos.


1.3. Proceso Administrativo aplicado a sistemas de control

Un proceso es el conjunto de pasos consecutivos necesarios para llevar a cabo una actividad. El proceso administrativo es una disciplina que estudia y sitúa a la administración desagregándola por medio de los elementos que la conforman, siendo la postura mas generalmente aceptada la que los clasifica en planeación, organización, integración, dirección y control, con el propósito de alcanzar los objetivos institucionales.

La finalidad de la planeación es efectuar los estudios y toma de decisiones consecuentes relativos al objetivo de la empresa. Este objetivo parte desde los mas altos niveles de decisión así como la determinación de las principales metas y objetivos desagregados, hasta las estrategias menores y políticas de soporte; más aun, llega hasta el nivel de métodos y procedimientos para su implantación operativa.

El objetivo de la organización esta relacionado con launidad de mando, los tramos de control y la división del trabajo dentro de la entidad, mostrando como esta división, a su vez viene a conformarse como un todo para cumplir con los propósitos objetivos de la entidad. La organización le dice a cada individuo que tiene que hacer dentro de la entidad, como lo tiene que hacer y como lo puede dirigir y ayudar.

El objetivo de la integración es el de coordinar todos los recursos necesarios, incluye allegarse del personal necesario e idóneo a las tareas y responsabilidades que se le van a asignar, y obviamente desarrollarlo, hacerse de los recursos naturales ( previos a los procesos de transformación ) y materiales, como son : Planta, equipo y todo tipo de materiales y suministros y obviamente contar con el capital necesario para operar.

El objetivo de la dirección surge despues que se han presentado los señalados anteriormente. Incluye tres distintos tipos de acciones de soporte y que son básicas para la ejecución de las tareas asignadas. La primera de estas es la admimnistración, que tiene como función primaria el emitir instrucciones y comunicarlas a los subordinados ; la segunda es la coordinación que se refiere a proveer información necesaria a todos los trabajadores ; y la tercera es el liderazgo que es, en esencia la motivación a los trabajadores por medio del ejemplo que proyectan los supervisores y niveles de alto mando y como estos, en calidad de lideres, trabajan con sus subordinados.

El objetivo del control es comparar lo planeado contra los resultados. El control es una fase del proceso administrativo que tiene como fin el coadyuvar en la consecusión de los objetivos de las otras cuatro fases del proceso administrativo.

Planeación:
Al planear se toman en cuenta los objetivos y se determinan los medios necesarios para alcanzarlos, desde la previsión hasta la implemetación, lo cual implica la formulación de pronósticos para definir el curso de la acción a seguir.
Por lo tanto es necesario llevar a cabo una revisión de los pronosticos.
El punto de vista de la Auditoría Operacional para su examen es llevar a cabo una revisión de los siguientes elementos que todo pronostico debe incluir en su formulación.
1. Información
2. Periodo
3. Unidades
4. Metodos De Pronostico

De igual forma se necesitan revisar los objetivos. Los objetivos generales de una empresa se derivan de los objetivos de las diferentes partes interesadas en la empresa: inversionistas, acreedores, clientes, personal.
En este sentido la empresa debe satisfacer los objetivos de cada grupo.
La administración de una empresa debe fijar en toda y cada una de sus funciones y actividades objetivos que sirvan de guía al propio personal.
Los objetivos se clasifican por su naturaleza en:

1. Objetivos Sociales: proteger los intereses personales y sociales del personal de la empresa, del gobierno y de la comunidad.
2. Objetivos De Servicio: proporcionar bienes y servicios en las mejores condiciones para satisfacer la necesidades del público consumidor.
3. Objetivos Economicos: conseguir las metas financieras de los inversionistas de sus acreedores y de su personal.
4. Objetivos Tecnologicos: implementar la moderna tecnología en todas aquellas áreas que lo justifiquen de manera que se beneficie el cumplimiento de los demás objetivos
Principios de la fijacion de objetivos:
1. Su redacción debe ser clara y precisa, de manera que sean conocidos e interpretados fielmente por todo el personal de la empresa
2. Fragmentarse en cada nivel
3. Incluirse en el manual de organización
4. Expresarse en forma cuantitativa.
5. Deben ser flexibles.
6. Deben fijarse con base en el resultado de la participación de quienes están involucrados en alcanzarlos

Para la consecución de los objetivos es necesario realizar eficientemente las actividades que conforman las distintas operaciones de la empresa y para lograr esto se necesita que cada actividad se sujete a una o mas politicas que normen su desempeño.
Las políticas son guías de observancia obligatoria de carácter general que establecen el marco en que deben tomarse las decisiones asegurando su uniformidad sin que ello signifique la eliminación de la iniciativa de quienes decidan.
Las polítiicas pueden aplicarse tanto a actividaes y a funciones como a niveles jerarquicos. Una buena planeación incluye a la Previsión y a la Implementación

Organización:
Se refiere a todas aquellas actividades necesarias para llevar a cabo los planes, asignando la autoridad y responsabilidad a quienes tienen a su cargo la ejecución de dichas actividades. La organización define las relaciones que logran la cohesión entre todos los esfuerzos tendientes al logro de los objetivos.
Los Principios de la fase Organización son los siguientes:
División de Funciones.- Este principio menciona que las operaciones deben repartirse para poder ser desempeñadas por varias personas y así aprovechar las ventajas de la especialización. Debe diseñarse para cada empresa de acuerdo a sus características particulares y los recursos con que cuenta. Trata de que entre mas crece la organización y aumentan las actividades, estas deben dividirse para mantener la eficacia operativa.

Unidad De Mando.- Este principio menciona que la unificación de esfuerzos la consistencia de dirección y la efectividad de coordinación sólo se logran cuando un tramo de control tiene un solo jefe.

Tramo De Control.- Este principio señala que un jefe sólo debe tener el número de subordinados que pueda controlar eficientemente. Las causas que debe tener presente el auditor con el fin de mejorar el tramo de control y determinar el número optimo de subordinados son los siguientes:

1. Capacidad del jefe
2. Tipo de trabajo
3. Capacidad de los subordinados
4. Definicion de los objetivos y las politicas
5. Estructura organica
6. Nivel jerarquico

La Autoridad.- es el elemento clave de la administración ya que por medio de ella se esta dando la facultad para exigir a otros que actúen en el cumplimiento de los objetivos que se han fijado. La autoridad es en cierta forma, una derivación del tramo de control. Cuando éste ya está limitado en el número de subordinados, se tiene que recurrir a la asignación de autoridad con el consiguiente aumento de niveles jerárquicos. La autoridad no se delega solo se asigna.

Integración
Es coordinar los elementos humanos y materiales que la organización y la planeación, señalan como necesarios para el adecuado funcionamiento de un organismo social.
Principios de las cosas:
1) Carácter administrativo: Es tener especialistas en cada área, conocedores y preparados para realizar sus actividades.
2) Abastecimiento Oportuno: Tener las cosas necesarias, en cantidad y tiempo.
3) Instalación y Mantenimiento: Tener un lugar adecuado y bien acondicionado.
4) Delegación y Control: Transmitir tareas, realizarlas eficazmente, asignar autoridad y hacer buen uso ella.

Principios de las personas:
1) Ecuación de nombres y funciones: Definir cuáles son las funciones que se van a llevar a cabo, y que las personas sean las adecuadas para desempeñarlas.
2) Previsión de Elementos Administrativos: Contar con la gente necesaria para desempeñar las funciones.
3) Inducción Adecuada: Saber todo acerca del lugar y condiciones de trabajo, sin ningún tipo de incertidumbre.

Dirección
Es la ejecución de los planes de acuerdo con la estructura organizacional, mediante la guía de los esfuerzos del grupo social a través, del estilo de mando, de la toma de decisiones, de la motivación, comunicación, delegación y supervisión.

El estilo de mando.- Autoritario, Paternalista, Demócrata, Situacional, liberal.
Toma de decisiones.- Es la elección del curso de acción entre varias alternativas.
Motivación: Por medio de ella se logra la ejecución de trabajos cuando los empleados se encuentran automotivados para lograr los objetivos.
Comunicación.- Es transmitir mensajes de manera efectiva con base en las relaciones interpersonales.
Delegación.- Es cuando un jefe le transfiere la responsabilidad de ejecutar una actividad que antes realizaba él, asignándole la autoridad correspondiente
Supervisión.- Es vigilar que los trabajos delegados se efectúen eficientemente. Sí la delegación fue la adecuada la supervisión solo será para buscar la mejora.

Principios:
1) De la Coordinación de intereses: los objetivos de los trabajadores deben estar acordes con los de la empresa
2) Impersonalidad de Mando: Se refiere a que la autoridad y su ejercicio, surgen como una necesidad de la organización para obtener ciertos resultados. Es decir las instrucciones deben ser solo para el logro de objetivos institucionales y no personales.
3) De la Supervisión directa: Se refiere al apoyo y comunicación que debe proporcionar el dirigente a sus subordinados durante la ejecución de los planes para la mejora operativa...
4) De la Vía Jerárquica: Los canales de comunicación deben de ser transmitidos y respetados a través de los niveles jerárquicos correspondientes.
5) De la Resolución del Conflicto: Se refiere a resolver los problemas que surjan, antes de que se conviertan en obstáculos al logro de objetivos...
6) Aprovechamiento del Conflicto: Aprender de los problemas que se presentan, visualizando nuevas estrategias y sacando provecho de la solución del conflicto.

Control
Es la evaluación y medición de la ejecución de los planes, con el fin de detectar y prever desviaciones, para establecer las medidas correctivas necesarias. Es la comparación de lo planeado con lo realizado.
Elementos:
Establecimiento de Estándares.- Se refiere a la especificación de los niveles de aceptación, de hecho no es más que los objetivos definidos de la organización.
Medición de Resultados: Es medir la ejecución en cuanto a los resultados esperados, mediante la aplicación de unidades de medida, que deben ser definidas de acuerdo con los estándares.
Corrección: Analizar las desviaciones con relación a los estándares para tomar las acciones de mejora.
Retroalimentación: Verificar la información obtenida, se ajusta al sistema administrativo al correr del tiempo mediante análisis comparativos.
Principios:
1) De los Objetivos: se refiere a que sin objetivos bien definidos no tiene razón el control, es decir existe en función de los objetivos, el control no es un fin, sino un medio para alcanzar los objetivos.
2) De la oportunidad: se refiere a tiempo y forma, que debe de aplicarse antes de que se presente el error.
3) Del Equilibrio: se refiere a que debe haber un balance entre el plan y lo real
4) De las Desviaciones: se refiere a que todas las desviaciones que se originen deben de analizarse detalladamente y saber porque surgieron, para que en un futuro no se vuelvan a presentar.
5) De Costeabilidad: se refiere al costo-beneficio, que se debe de justificar el costo, que este se represente en dinero y tiempo y en relaciones con las ventajas reales que este aporte.
6) De la Excepción: se refiere a que solo debe aplicarse a las actividades importantes, a fin de reducir costos y tiempo.
7) De la Función Controlada: se refiere a que la función que realiza el control, no debe de estar involucrada con la actividad a controlar.

Control interno
El control interno son todos aquellos lineamientos establecidos en una empresa para asegurar el logro de sus objetivos y está conformada por los siguientes elementos:
1. El plan de Organización.
2. La información financiera
3. La eficacia operativa
4. La adhesión a las políticas
5. La salvaguarda de los activos

1.4 Productividad como base del esquema de control.

La productividad es una función de la administración de una empresa que se logra a través de administrar efectivamente el aseguramiento de la calidad y la eficiencia y se representa por la velocidad en que los productos se convierten en ganancias.
La productividad es el resultado que obtiene la empresa y su personal al trabajar con calidad e incluye, además de las legítimas utilidades a que pueden aspirar como resultado de su esfuerzo, a un mejoramiento en sus condiciones de vida, lo que constituyen la medida real de este logro y el impacto que produce su operación en la sociedad a la que sirven y satisfacen.
Con base en lo anterior, se puede considerar por productividad “el beneficio integral que obtiene la empresa y su personal al satisfacer las necesidades de sus clientes”. La productividad se define como la relación entre insumos y productos, en tanto que la eficiencia representa el costo por unidad de producto reflejado en su utilidad.

1.5 Diagnósticos de problemas.

En la etapa de diagnóstico, el auditor operacional deberá asegurarse de la validez de los puntos detectados en el análisis y su efecto respecto de los objetivos de la empresa. No deberá perder de vista el correcto enfoque de sus recomendaciones, las cuales deberán ser prácticas y realistas.
Durante la etapa del diagnostico deberá elaborarse un plan de acción para llevar a cabo la implantación de las mejoras que se hayan propuesto. Este plan deberá definirse en tal forma que al momento de presentarlo a la alta dirección indique claramente el camino que el auditor operacional propone para solucionar los problemas que han sido encontrados, no en forma aislada, sino agrupados en forma ordenada, y así proponer una solución integral al problema de información.
Cuando se elabore el plan de acción deberán definirse los recursos que son necesarios para llevarlo a cabo. Asimismo deberá obtenerse el costo que tendrá la implantación del plan, con el fin de estar preparado para apoyar y respaldar la recomendación.
También es necesario realizar un análisis de la relación costo beneficio, que representa la implementación de las recomendaciones propuestas como resultado del análisis realizado de la situación de los sistemas administrativos de información, ya que de este análisis se desprenderá el principal respaldo al plan de acción que el auditor operacional proponga.
El análisis del costo beneficio deberá incluir todos los aspectos tangibles (costos y beneficios que pueden medirse en unidades monetarias) como los intangibles (circunstancias que tienen efecto en los costos y beneficios pero no son valorables).
En conclusión, el resultado del diagnostico deberá ser un plan de acción para mejorar la situación actual, incluyendo un análisis detallado de la relación costo / beneficio de la implementación de los sistemas modificados y / o adicionales.
Por medio del la auditoria operacional la administración de una empresa podrá llevar a cabo entre otras labores las siguientes:

1.-Eliminar perdidas y deficiencias
2.-Mejorar los sistemas y procedimientos de operación
3.-Mejorar los medios de control
4.-Desarrollas mejor al personal
5.-Utilizar mejores recursos de que se dispone, tanto humanos como físicos

Los propios síntomas indicativos de que algo anda mal serán los que señalaran cuando debe hacerse una auditoria operacional. Esta presentará un diagnostico preventivo para precisar las causas y propondrá su eliminación a fin de que los males no se extiendan.

Entre los síntomas que indican la presencia de males o deficiencias, encontramos los siguientes :

1.-Frecuentes disgustos entre el personal
2.-Cargas excesivas de trabajo en un departamento
3.-Descenso en las ventas, totales o por línea de productos
4.-Excesiva rotación de personal
5.-Altos costos de producción
6.-Excesivo desperdicio de materias primas
7.-Marcadas variaciones en los presupuestos
8.-Perdidas económicas

Se lleva a cabo en fases perfectamente definidas que van desde una serie de trabajos preliminares que dan las bases sobre el alcance de la auditoria, su propósito, etc.
Hasta el plan de reorganización que indica los cambios que se establecerán y que conducirán a eliminar deficiencias, mejorar métodos, procedimientos y sistemas en general para lograr eficiencias administrativas.

El diagnostico de problemas es la base para elaborar el Informe de Auditoria.




Preguntas de Reflexión
Primera Unidad


1. ¿Por que el enfoque preventivo de la auditoria operacional es mas
significativo que el enfoque correctivo?

2. ¿En que radica la importancia de la Auditoria operacional?

3. ¿Por qué el Proceso Administrativo en realidad deberia llamarse Gestión administrativa?
4. ¿Por qué la Productividad no debe medirse con base en los productos fabricados en relación con los insumos utilizados?
5. ¿Qué concepto tiene usted sobre eficiencia, y qué formas existen para medir ésta?










Esquema Resumen
Primera Unidad



















Actividades de Trabajo
Primera Unidad


• Elaborar un cuadro sinóptico que incluya el contenido de los temas tratados en esta primera unidad.
• Elaborar un portafolio que incluya una sintesis de cada tema, las respuestas a las preguntas de reflexión y las preguntas de autoevaluación.






















Cuestionario de Autoevaluación
Primera Unidad

1. La Auditoria operacional es:
a) examinar, evaluar e informar sobre la eficacia de las operaciones de una empresa.
b) Opinar sobre los sistemas administrativos de la empresa.
c) Revisar los ciclos operativos de la empresa.
2. Una operación es:
a) Un conjunto de actividades
b) Un conjunto de funciones
c) Una conjunto de tareas
3. Una subfuncion de mercadotecnia es:
a) Investigacion de mercados
b) Vendedores
c) Comisionistas
4. Una subfunción de Finanzas es:
a) Credito y cobranzas
b) Nominas
c) Compras
5. Una subfuncion de Producción es:
a) Almacenes
b) Compras
c) Costos
6. ¿Qué es el proceso administrativo?
7. ¿En que consiste la planeación?
8. ¿ Cuales son los principios de la organización ?
9. ¿Cuáles son los principios de la dirección ?
10. ¿Cuáles son los principios del control?




Lecturas Obligatorias
Primera Unidad

 Gonzalez Santillana, J., “Auditoria Fundamentos”, 4ª ed., Thompson, México 2004.
 ALVAREZ Anguiano, Jorge, “Auditoria Administrativa” (apuntes), FCA UNAM, México 2004.
 Normas y procedimientos de auditoría y normas para atestiguar, IMCP, 29ª ed. México 2008.
 Hazas, G. “Apuntes de Auditoria”, http://www.oocities.org/gehg48/AAant.html , 2007.


















SEGUNDA UNIDAD


2. AUDITORIA OPERACIONAL EN NEGOCIOS

Objetivo Particular

Al finalizar esta unidad, el alumno comprendera la importancia de llevar un control de las funciones de la empresa así como de su interrelación operativa.


2.1 Necesidad de control de las funciones de la empresa.

Todas las empresas usan el control para asegurarse que estan avanzando eficazmente, hacia sus objetivos ya fijados con anterioridad y verificar lo estan haciendo de la mejor manera posible, existen muchos indicadores que permitiran que las organizaciones logren lo que se han propuesto, sus planes estan bien planteados y estan siendo ejecutados, ahora en el proceso de control se centra en monitoriar que aquello se realice de una manera eficiente. El control es el proceso por el cual los gerentes monitorean y reglamentan la eficiencia con que una organización y sus miembros desempeñan las actividades necesarias para alcanzar las metas organizacionales.

2.2 Control e Interrelación de operaciones en la empresa.

Las principales funciones son:
1. Compras: La función básica de compras es el proveer buenos insumos, productos y servicios a buen precio, a buen tiempo y en buen lugar.
2. Recepción: Es una continuación del ciclo operacional que se inicio en la actividad de procurarse materiales y servicios. Da inicio en el momento en que el transportista hace su entrega a la organización o en algún otro sitio estipulado previamente; es aquí donde la mercancía es recibida en las cantidades, especificaciones y condiciones pactadas en la orden de compra.
3. Inventarios y Almacenes: Los materiales recibidos pueden ir directamente hacia los procesos productivos, o bien pasan a formar parte de un inventario en espera de ser utilizado . Estos inventarios son comúnmente conocidos como almacenes.
4. Producción y Mantenimiento: Se refiere a las actividades donde los materiales son transformados o modificados de una manera significativa por la gente de una organización a través del uso de adecuadas instalaciones y equipo. El ciclo de producción cubre un amplio rango de objetivos, atendiendo a las diversas clases de manufacturas y el gran numero de tipos diferentes de productos y servicios que produce y presta una organización. Los objetivos del ciclo de producción son útiles para la administración como una parte del problema directivo total de una organización. Introducirse el auditor interno en esta área, es particularmente interesante debido a la gran necesidad de controles efectivos sobre el total de las operaciones de producción.
5. Instalaciones, Maquinaria y Equipo: Tienen que ver con las decisiones administrativas que cubren los compromisos de allegarse de bienes de capital para ello (alto nivel). Un nivel bajo, involucra el cuidado diario y la utilización de piezas individuales de equipo. Los objetivos relativos a este ciclo combinan consideraciones de tipo físico y financiero con enfoque interrelacionado. Un importante grupo de actividades operacionales esta afectado por estas.
6. Mercadotecnia: El ciclo de mercadotecnia desde la investigación de mercados, comercialización y su impacto en las ventas a surgido en los años recientes con una nueva y amplia cobertura que va creciendo en importancia. El auditor interno, en su oportunidad ha orientado su interés a través de intervenir en aspectos de control financiero de gran servicio para esta área.
7. Tesorería: Se consideran las funciones de administración financiera y la de tesorería como complementarias. Aun cuando ambas están íntimamente relacionadas en la tarea de allegarse y administrar los recursos financieros de una organización, en la filosofía y en la practica cabe establecer una diferenciación a efecto de intentar precisar los objetivos y actividades que competen a cada función. La administración financiera es la función que se encarga de planear, controlar y analizar aspectos financieros en su conjunto en una organizaciòn; su objetivo es el dictar y establecer políticas para financiarse e invertir. El ciclo de tesorería maneja la captación de recursos, su manejo y custodia, y el programa de egresos, cuentas por pagar, cobranzas, etc…entre otras.





2.3 Importancia y valor de la Auditoria Operacional.
La auditoria operativa nació por la necesidad que tenía la alta dirección de estar de acuerdo tanto con la adecuación y validez de los informes operativos como de los informes financieros.
Actualmente el desarrollo de los negocios debido a las nuevas tecnologías y la globalización, plantea nuevos problemas para salvaguardar e incrementar los recursos económicos y humanos comprometidos en el objeto social del negocio.
Los avances tecnológicos y administrativos sustituyen las prácticas tradicionales de los negocios por nuevas y complejas técnicas de administración científica usando para ello medios actualizados y más desarrollados.
De igual manera la globalización incrementa la complejidad y especialización en los negocios creando la necesidad de departamentalización para facilitar un control más adecuado de sus diversas operaciones.
Además por la apertura comercial hay que considerar las nuevas exigencias del consumidor que requieren de una mejor calidad de los productos elaborados, por lo que surge la necesidad de incrementar la productividad buscando mayor eficacia con el objeto de obtener ventajas competitivas.
También se crea la necesidad de implementar buenos controles que permitan el logro de mejores resultados.
El auditor operacional abarca mas que el auditor interno y que el auditor contable, porque ya no solo se trata de revisar y examinar cifras de los Estados Financieros ni de evaluar el comportamiento y desempeño de la administración, la Auditoria operacional ahora se trata de la vida misma de la entidad a la que presta sus servicios.
Un Auditor operacional no buscará respuestas satisfactorias que justifiquen el buen o el mal resultado de la entidad el enfoque del auditor será el de hacer preguntas inteligentes en vez de buscar respuestas inteligentes.
Para el auditor la capacidad y la calidad serán fundamentos importantes para el reto que se propongan, deberá introducirse al estudio, al conocimiento de otras disciplinas: como mercadotecnia, relaciones industriales, etc. En general su voluntad será superarse para poder brindar un mejor servicio.
La importancia de realizar una auditoria operacional radica en que para que una empresa pueda ser competitiva debe llevarse a cabo una auditoria más específica, para que pueda detectar sus habilidades, oportunidades, debilidades y amenazas y poderlas superar y aprovechar mediante la información del auditor al sugerir recomendaciones y así hacer que esta empresa sea competente frente a las otras empresas y pueda satisfacer sus necesidades individuales. De igual forma la alta dirección de la empresa tiene la necesidad de determinar áreas de mayor sensibilidad y contribuir a una mayor eficiencia de las operaciones y asegurar el cumplimiento eficaz y económico de los objetivos empresariales. Aun cuando La auditoria operativa es opcional es importante porque es el instrumento de control posterior sobre la administración en general.
La auditoria operativa busca prestar un servicio de carácter gerencial, ya no se conforma en obtener una opinión sobre la razonabilidad de los Estados Financieros y la eficiencia del control interno, ahora tiene la necesidad de conocer las deficiencias e irregularidades existentes que atentan contra la economía y efectividad de la empresa.
La importancia de la auditoria operativa se nota al no limitarse a la revisión contable y a identificar a los responsables de desfalcos, fraudes, malversaciones de fondos y otras irregularidades, ahora el auditor se convierte en un elemento pensante, creativo y con gran imaginación y sentido común para ejercer en mejor forma sus funciones que pudiesen evaluar la ejecución y valorizar los resultados obtenidos.

La auditoria operativa propicia el desarrollo de las empresas hacia la eficiencia administrativa, buscando siempre una mejora continua de los planes de acción y procedimientos representados en la ejecución de las operaciones, actividades y funciones.

A diferencia de una auditoria contable una auditoria operativa no necesariamente se realiza en un tiempo específico, se da cuando los directivos de una organización lo requieran al darse cuenta de la ineficacia operativa reflejada en sus resultados.

Preguntas de Reflexión
Segunda Unidad


1. Da una opinión sobre la importancia del control de las funciones de la empresa.
2. ¿Cual es la causa de que las operaciones de la empresa se interrelacionen?
3. ¿En que radica el valor de la auditoria operacional?
 
Esquema Resumen
Segunda Unidad

















Actividades de Trabajo
Segunda Unidad

• Elabore un cuadro sinóptico que incluya el contenido de los temas tratados en esta segunda unidad.
• Elaborar un portafolio que incluya una sintesis de cada tema, las respuestas a las preguntas de reflexión y las preguntas de autoevaluación.

























Cuestionario de Autoevaluación
Segunda Unidad


1. La Auditoría Operacional.
a. Es un proceso mediante el cual se investigan, revisan y evalúan las áreas funcionales de una empresa.
b. Es un sistema que consiste en diagnosticar falla s de una organización.
c. Es un examen para evaluar las po1fticas de la gerencia.
d. Es un procedimiento de control financiero.

2. La Auditoría Operacional se ha establecido con el propósito de:
a. Determinar si se tienen controles adecuados y si éstos permiten realizar las actividades con eficiencia.
b. Evaluar la organización financieramente.
c. Determinar: si se puede incrementar los costos y disminuir la productividad.
d. Lograr una mayor operatividad del negocio.

3. El término eficiencia usado en Auditoría Operacional hace alusión a:
a. Rentabilidad de los productos.
b. Capacidad de la organización para minimizar costos para lograr los objetivos programados.
c. Medida del rendimiento de un proceso productivo.
d. a y c respectivamente.

4. ¿En que consiste el proceso de control?
5. ¿En que consiste la función de Compras?
6. ¿Qué es el ciclo de Producción?
7. ¿Cuáles son los dos elementos que plantean nuevos problemas para salvaguardar los recursos económicos en el objeto social del negocio?
8. ¿ Actualmente que requieren los consumidores de productos?
9. ¿Que busca el auditor operativo: respuestas satisfactorias o respuestas inteligentes?
10. ¿Como se supera un auditor operativo para brindar un mejor servicio?
Lecturas Obligatorias
Segunda Unidad


1. Instituto Mexicano de Contadores Públicos Auditoria Operacional México, 2002

2. Olivar Ayala Ana Delmy Arias de Álvarez Ana Luz, Diseño de un Sistema Automatizado de Auditoria Operacional administrativa UFG, 2003

3. Instituto Mexicano de Contadores Públicos A.C Ed. Equus Impresores, S.A. de C.V. 1ª Edición. Esquema básico de la auditoria operacional. Metodología de la auditoria operacional, 2002.

4. Hazas, G. Apuntes de auditoría: http://www.oocities.org/gehg48/AAant.html
 
TERCERA UNIDAD


3. CONDICIONES QUE HACEN NECESARIA LA AUDITORIA OPERACIONAL

Objetivo Particular

Al finalizar esta tercera unidad, el alumno analizará las condiciones que hacen necesaria la auditoria operacional al detectar y diagnosticar las areas deficientes en la empresa.

3.1 Detección de deficiencias en la organización

Para establecer una relación más clara entre el estudio y evaluación del control interno y la pruebas de auditoría, se debe reconocer que las transacciones que se efectúan en una entidad pueden agruparse en ciclos; y que pueden definirse objetivos específicos para cada ciclo, ya que un estudio por cuentas pierde de vista la dinámica de las entidades”. En consecuencia, se puede estudiar y evaluar el control interno a través de los ciclos de transacciones que se identifiquen en una entidad económica.

La agrupación de transacciones en ciclos permite establecer una relación entre las partes que intervienen en el proceso, y cuya secuencia de acción es como sigue, para cada ciclo:

1.- Identificación de los objetivos de control interno aplicables a un ciclo de transacciones;

2.- Identificación de las técnicas de control utilizadas por la entidad para lograr dichos objetivos;

3.- Evaluación del cumplimiento de los objetivos del control interno; y

4.- Fijación de la naturaleza, extensión y oportunidad en la aplicación de las pruebas de auditoría.

La secuencia descrita persigue como finalidad que exista mayor claridad en la determinación del trabajo del auditor, relativo a dicho estudio y evaluación del control interno por ciclos de transacciones, así como el efecto que el mismo tiene en el diseño de sus pruebas de auditoría.

La Comisión de Normas y Procedimientos de Auditoría del Instituto Mexicano de Contadores Públicos presenta en el Apéndice III del Boletín 5030 Metodología para el estudio y Evaluación del Control Interno los procedimientos a aplicar en este proceso, del que se presenta una síntesis:

1.- Identificación de Funciones Cada ciclo de transacciones esta compuesto de dos o más funciones; a su vez, una función esta compuesta por una actividad central con una actividad antecedente y una actividad consecuente. Por lo tanto, el auditor habrá de identificar las actividades que conforman a una función, y las funciones que dan lugar a un ciclo.

2.- Identificación de Objetivos de Control. Refiérese a los objetivos de control interno aplicables a cada función.

3.- documentación de los Procedimientos de Procesos de Cada Función. Consiste en documentar el análisis que se lleve a cabo a los procedimientos implícitos en cada función. Para tal efecto el auditor puede auxiliarse con lo contemplado en los Apéndices B, C y D del libro Auditoría I Santillana de Juan Ramón Santillana González, ECASA, México, segunda edición 1996.

4.- Obtención de Información. Complementariamente a la documentación señalada en el punto anterior, el auditor habrá de localizar información adicional a través del análisis de su archivo de referencia permanente, en observaciones directas sobre el procesamiento de las transacciones, en entrevistas con le personal de la entidad sujeta a auditoría, y en la revisión de los manuales de operación en uso en la entidad.

5.- Entrevistas y Observaciones. Las entrevistas y observaciones referidas en el punto que antecede, deben estar diseñadas para obtener información de cómo logra la entidad los objetivos de control interno manifestados; poniendo el auditor especial énfasis en las técnicas que se emplean para prevenir o detectar errores y la inserción de transacciones no autorizadas en el flujo.

6.- Identificación de Técnicas de Control Interno. Por técnicas de control interno se entenderá el conjunto de actividades que se emplean para prevenir, detectar y corregir errores o irregularidades que pudieran ocurrir al procesar y registrar transacciones.

En la documentación preparada por el auditor que se mencionó anteriormente, deberán enumerarse todas las técnicas de control utilizadas por la entidad en cada función, con el fin de poder obtener una certeza razonable de que el objetivo de control se logra total o parcialmente. Las técnicas deberán identificarse a un objetivo específico.

Pruebas De Cumplimiento Y Pruebas Sustantivas

Tomando en consideración los conceptos vertidos en los apartados que anteceden, y ampliando la filosofía del estudio y evaluación del control interno por los métodos descriptivo, gráfico, de cuestionarios y de detección de funciones incompatibles, se tiene que el auditor se enfrenta con situaciones en las que pude confiar en los controles internos y los prueba verificando el cumplimiento con los procedimientos y técnicas de control establecidos, lo que le sirve para justificar la confianza en los mismos y reducir al alcance de sus pruebas sustantivas.
Por el contrario cuando los controles no son satisfactorios o el esfuerzo que se requiere para efectuar pruebas de cumplimiento es excesivo, es necesario hacer pruebas sustantivas.

Se puede definir que el propósito de las pruebas de cumplimiento es proporcionar una certeza razonable de que los procedimientos de control interno se están aplicando en la forma prescrita. Estas son pruebas indispensables para que pueda confiarse en los procedimientos establecidos al determinar la naturaleza, oportunidad o grado de pruebas sustantivas sobre ciertas transacciones o saldos específicos.

Por lo que se refiere a las pruebas sustantivas, éstas pueden definirse como pruebas de las transacciones y de los saldos que se reflejan en los estados financieros, con el propósito de obtener evidencia acerca de la validez y la propiedad del tratamiento contable de las transacciones y saldos o, en su caso, de los errores o irregularidades que puedan existir en los mismos.


3.2 Análisis y diagnostico de áreas Deficientes.

Para efectos de este apartado se describe lo señalado en los boletines de la Comisión de Auditoría Operacional (CAO) del Instituto Mexicano de Contadores Públicos (IMCP) sobre la auditoria operacional. Representa la opinión de los miembros de dicha comisión. Aún cuando la CAO no es una comisión normativa en los términos estatutarios, la gran responsabilidad que significa la auditoría operacional la hacen recomendar el cabal seguimiento de sus recomendaciones, considerando que no deben incumplirse, salvo circunstancias que claramente obliguen a ello.

Auditoría Operacional de Compras:
Es el conjunto de actividades que desarrolla una empresa para adquirir los insumos necesarios, como: materiales, materia prima, productos, mercancias, bienes y servicios para la realización de sus objetivos.
La operación de compras principalmente comprende entre otras, las siguientes actividades:
1. Proponer objetivos, políticas y metas de compras, aplicarlos y vigilarlos.
2. Formular el plan general de compras y programar las adquisiciones de acuerdo a las necesidades de producción, ventas, condiciones y ciclos de mercado, etc.
3. Coordinar en forma eficiente los recursos humanos, materiales y técnicos que integran la operación de compras y proponer los cambios pertinentes.
4. Establecer y actualizar los registros de precios y condiciones de compra de los diversos artículos, que de manera repetitiva, se requieren en la empresa y mantener información histórica de estos artículos.
5. Recibir y tramitar las solicitudes y requisiciones para adquirir los artículos y servicios que las diversas áreas de la empresa requieran.
6. Vigilar que los departamentos que solicitan la adquisición de algún artículo lo hagan cumpliendo con los requisitos establecidos por la empresa, con las especificaciones adecuadas de los artículos requeridos y con la oportunidad que permita su abastecimiento normal.
7. Obtener de diversos proveedores cotizaciones y otras condiciones de compra de los artículos diversos.
8. Analizar las posibilidades y alternativas en la adquisición de cada artículo requerido.
9. Seleccionar al proveedor que por sus condiciones de venta del artículo requerido, así como las propias de su empresa, garanticen una compra óptima al menor costo y aseguren el abastecimiento óptimo de los artículos adecuados.
10. Vigilar que los pedidos fincados se surtan de acuerdo con lo solicitado en cantidades, especificaciones, tiempo, precio y demás condiciones de entrega.
11. Presentar las reclamaciones ya en su caso hacer la devolución de artículos surtidos en desacuerdo con lo pedido, aclarar las responsabilidades de la propia empresa y atender las observaciones de cualquier tipo que presenten los proveedores.
12. Participar en el establecimiento de las políticas relativas al pago a proveedores considerando las condiciones de Tesorería de la empresa para aprovechar al máximo las posibilidades de negociación de las compras.
13. Coordinar sus actividades con áreas relacionadas, principalmente, producción, ventas, almacenes, control de calidad y tesorería.

Objetivo de la Auditoría Operacional de Compras:
Examinar las actividades que la integran con el propósito de mejorar los controles operativos componentes y la propia eficiencia en el desarrollo de dichas actividades.

Metodología especifica:

La metodología general para el examen de las operaciones está descrita en la unidad 4, de esta guia, donde se dan algunas orientaciones concretas para llevar a cabo la Auditoría Operacional.

Los procedimientos que se describen a continuación deberán adecuarse y complementarse en cada caso particular.
• Familiarización:
1. El auditor tendra la obligación de familiarizarse en lo particular con la operación de compras, llevando a cabo un estudio general de sus objetivos, políticas, organización, ubicación de la operación de compras en el flujo de la operaciones.
2. Debera examinar los expedientes de auditorías e Informes anteriores y las recomendaciones o sugerencias cuando esto sea aplicable.
3. Debera visitar las Instalaciones e inspeccionar el area de compras, incluyendo las de recepción, almacenaje, etc.
• Investigación y analisis:
El auditor deberá analizar la información existente relativa a compras, tanto de carácter interno como externo.
Deberá analizar si el tipo de estadísticas que la empresa mantiene es el adecuado a sus necesidades como pueden ser compras de artículos por producto, por áreas geográficas, por clase de proveedor, por temporada, etc.
Deberá estudiar las cifras estadísticas y proyecciones de compra, tanto en unidades como en valores.
Comparará los datos de compras con los de ejercicios anteriores y de ser posible con los de empresas similares.
Se considera de utilidad elaborar cuadros comparativos con cifras internas y externos, razones financieras y otros datos relativos tales como condiciones, precio de algunos artículos, etc.
Deberá elaborar cuestionarios y guías de entrevistas que permitan conocer cómo se realiza la operación de compras, para entrevistas a los responsables de la ejecución de las compras y verificar la aplicación de las políticas en esta área.

• Examen de las documentaciones e investigaciones específicas:
Examinar los registros, formas y archivos, relativos a compras, proveedores, requisiciones, análisis de precios, condiciones de compra, estadísticas, análisis de casos significativos, etc. Esta revisión debe abarcar entre otros aspectos la verificación de que existe el número suficiente de proveedores para cada artículo y que se haga periódicamente una investigación actual de nuevos proveedores, que no hayan surtido en los últimos meses el artículo que se estudie.
Verificar la validez de los datos obtenidos en las etapas anteriores, en los análisis estadísticos y en las entrevistas.
Revisar los programas de auditoría interna y de ser posible sus papeles de trabajo para detectar áreas en que se puede sugerir algunos procedimientos adicionales que permitan asegurar que las políticas establecidas para llevar a cabo las compras se cumplen adecuadamente.
Verificar que el tipo de relación y control que exista en el trato con los Agentes Aduanales para el caso de compras de importación asegure un procedimiento eficiente en las compras del exterior.
Elaborar diagramas de flujo que muestren la secuencia de la operación, lo cual facilita la localización de aspectos susceptibles de mejorarse. Adicionalmente, pueden elaborarse analisis descriptivos de la operación para su estudio.
Por último se podrá analizar la mejor conveniencia en cuanto a lugares de entrega ya sean éstos almacenes centrales o unidades de consumo (de fabricación o de venta). Si los términos de entrega son en el local del proveedor por que los fletes sean mejor negociados por la empresa o si resulta más recomendable contratar entregas que incluyan fletes pagados.
Evaluar el posible efecto ecónomico de cambios en algunos artículos, materiales y en los métodos de compra, (Compras de volumen, determinación del lote económico de compra, alternativas de comprar o fabricar, etc.)
Es importante investigar si la empresa opera con base el algún presupuesto de compras en cuyo caso deberá estudiarse éste; analizar sus variaciones principales y obtener una explicación sobre los mismos.
Investigar si se tiene establecida una política de rotación de compradores cuando el volumen de las compras permita esta práctica. Asimismo deberá investigarse si se tiene una adecuada supervisión del personal que efectúa directamente las compras.
Conviene estudiar el costo total del manejo del departamento de compras en función del volumen de operaciones que realiza para determinar de manera general su costeabilidad.
Verificar si se cumple con las políticas establecidas por el Departamento de Ventas cuando el precio de compra es la base para establecer el precio de venta de cada artículo.
Estudiar los métodos de trabajo, manuales de procedimientos, instructivos y formas en uso que regulen la operación de compras.

• Resumen y discusión previa de los problemas detectados:
Examinar la información obtenida para sugerir cambios en los procedimientos que puedan mejorar la eficiencia en la operación de compras.
Resumir las observaciones hechas y los resultados de las investigaciones que permitan captar de alguna omisión en el trabajo desarrollado.
Se deberá discutir las recomendaciones con los interesados. Este trabajo se desarrollará a medida que progrese el examen y tiende a aprovechar la experiencia del personal de la empresa, motivar su participación y afinar la interpretación del auditor. Sirviendo de base para el informe final.

Auditoria Operacional de ventas:

La auditoria operacional de Ventas con el fin de promover la eficiencia en las operaciones, deberá seguir los siguientes lineamientos:

• Concepto y alcance de la operación de ventas:
La operación de Ventas comprende actividades como investigación de mercados, distribución, comercialización, publicidad, puntos de venta y que en su conjunto realiza una empresa para satisfacer las necesidades y deseos de los clientes, atendiendo al mismo tiempo sus objetivos económicos.

Las actividades de esta operación son:

1.-Definir los objetivos y aplicar las políticas establecidas para ventas, dentro de los objetivos generales de la empresa y vigilar su cumplimiento. Estas políticas pueden referirse al volumen y frecuencia de las ventas, las zona, las remuneraciones al personal de ventas, etc.
2-Coordinar los recursos materiales, técnicos y humanos con que cuenta la empresa en el departamento de ventas y así mismo proponer los cambios pertinentes.
3.-Planificar las estrategias necesarias para que se vendan los productos adecuados, en el lugar en que se necesitan, en las cantidades convenientes y a los precios correctos.
4.-Detectar las necesidades de los clientes en el campo de acción de la Compañía y coordinar con los demás departamentos. Involucrados la posibilidad de satisfacerlas adecuadamente. Para lograr esto se debe aprovechar el resultado de investigaciones de mercadeo efectuado para conocer sus preferencias y las condiciones de dicho mercado.
5.-Conocer las características de sus competidores y también las condiciones de venta que estos ofrecen a los clientes.
6.-Apoyar y participar en el establecimiento de las listas de precios de los productos.
7.-Coordinarse para el establecimiento de las políticas de crédito y respetar su cumplimiento.
8.-Darle seguimiento a la venta, desde el momento en que se coloca un pedido, hasta que se hace la entrega del artículo en cuestión, con oportunidad y satisfacción del interesado. Dicho seguimiento incluye la distribución física de los productos y la selección de los canales más adecuados de entrega.
9.-Coordinar la operación de ventas con la operación de publicidad para incrementar la efectividad de ambas funciones.
10. Realizar promociones de ventas para incentivar la venta.
11. Contar con registros de clientes que incluyan la historia, las necesidades presentes y potenciales y otras características convenientes.
12.- Elaborar el pronóstico de ventas semanal, mensual y anual.
13.- Someter a la dirección de la empresa el presupuesto de ventas y una vez aprobado, explicar periódicamente las variaciones que se hayan suscitado en el transcurso de su ejecución. Estas explicaciones pertinentes nos permitirán tomar medidas correctivas necesarias y retroalimentar el proceso de planeación de ventas.
14.- Elaborar las estadísticas necesarias por zonas, líneas, artículos, agentes u otros criterios de clasificación, para poder contar con información oportuna y suficiente que nos permita reaccionar adecuadamente ante las exigencias del mercado.
15.- Considerar el tiempo que se utilizará para el adiestramiento del personal de ventas para la obtención de sus objetivos, cumpliendo las políticas de comercialización, crédito y su respectiva aplicación.

En resumen, la operación de Ventas consiste en el conjunto de actividades que previa investigación y análisis del mercado, permite la adaptación de las medidas necesarias para asegurar el flujo continuo a los clientes de los artículos y servicios que produce la empresa, en las cantidades, precios, condiciones y calidad satisfactoria, obteniendo con eso el rendimiento deseado.

• Objetivo de la Auditoria Operacional de Ventas:
Examinar aspectos administrativos que constituyen el conjunto de actividades que comprende el concepto y alcance de la operación de ventas, esto con el propósito de detectar y corregir problemas o deficiencias en los controles operacionales existentes o en la realización misma de las operaciones, de cuya solución pueden surgir disminución de costos y/o aumentos de la eficiencia operacional.

Metodología especifica:
• Familiarización
Es importante la familiarización con el ambiente económico, politico, social y legal, en el que se desenvuelve la empresa y especialmente con la operación de ventas, mediante estudios de sus objetivos, sus políticas, su estructura orgánica, que permita ubicar a las ventas en el flujo de las operaciones.
La familiarización debe llevarse a cabo investigando, entre otros, las características y la estratificación de los siguientes aspectos:
a) Los productos que vende la empresa; los mercados a los que vende su producto, sus competidores, la parte del mercado que absorbe; sus canales de distribución, el promedio de clientes a los que les vende su producto. Etc.
b) Las características de los productos: Artículos de Primera necesidad o de lujo; de la demanda permanente, estacional o de “Moda “etc.
c) La política para la determinación de precios: Para saber sin son predeterminados, sin son negociables o si se calculan en cada ocasión, al recibir una solicitud de cotización. En su caso, se debe de contar con la lista de precios autorizada y vigente.
d) Las políticas de crédito que se tengan establecidas.
e) Las políticas de mercadeo que se estén empleando para dar a conocer los productos servicios que presta la empresa.
f) Los clientes importantes que se tengan y en su caso el grado de dependencia de la empresa de alguno o algunos de estos clientes.

• Visitas a las instalaciones
Inspeccionar las instalaciones del área de ventas y de los demás departamentos que estén directamente vinculados con ventas. (Compras, producción, publicidad, facturación, almacenaje, distribución, créditos y cobranzas.)

• Investigación y análisis Análisis financiero y de información Operativa
Analizar la información existente, tanto de carácter interno como externo, relativo a la ventas, con el fin de evaluar su importancia en el conjunto de operaciones de la empresa, comparación de las ventas con las efectuadas con años anteriores, debiendo apreciar la tendencia y aplicación de razones financieras.
Los análisis más convenientes a considerar son:
a) por el tipo de productos, en unidades, precios y contribución a la utilidad;
b) Por áreas (departamentales, regionales)
c) Por los canales de distribución;
d) Por el tipo de clientes;
e) Por la clase de consumidor, mayoristas, detallistas, grandes almacenes, clientes especiales, etc.
f) El análisis del costo directo de distribución y su comparación contra el precio de venta por tipos de artículos.

• Entrevistas:
Es importante elaborar guías de entrevistas y cuestionarios que permitirán conocer como se realiza la operación de ventas, tendientes a investigar si le efectúan eficientemente. También es muy conveniente tomar en cuenta la elaboración de diagramas de flujo que muestren gráficamente la secuencia de la operación., los cuales pueden complementarse con memorándum descriptivos de ella.
Es necesario entrevistar a los responsables de la ejecución de las ventas y con los departamentos relacionados con del departamento de ventas, verificando el cumplimiento de las políticas que la empresa tenga establecidas. En algunas ocasiones es conveniente realizar encuestas o celebrar entrevistas con algunos clientes, comisionistas, agencias de publicidad y demás elementos externos que estén relacionados con las ventas.

• Examen de la Documentación:
a) Se tienen que realizar estudios de los diversos registros, archivos y formas existentes para comprobar su funcionabilidad.
b) Se debe revisar si los responsables de las operaciones de ventas tienen claros y presentes los objetivos a lograr, los cuales deben ser congruentes con el objetivo general de la empresa y estar aprobados por la dirección. La responsabilidad de su logro deber ser conocida y aceptada por todos los que intervienen en la operación de ventas. Es necesaria su coordinación con lospresupuestos.
c) Se debe constatar la existencia de presupuestos detallados de ventas, por lo menos en los principales artículos, que sirvan de base para preparar los demás presupuestos. Dichos presupuestos deben de estar basados en el estudio de mercado que se hayan elaborado, en la experiencia de los responsables directos de esta función de ventas y como requisito primordial deben de estar de acuerdo con los objetivos fijados por la administración.
d) Comprobación de la vigencia de un sistema por el cual los responsables de los objetivos les informen sobre las causas de desviaciones y su justificación y medidas correctivas adoptadas al respecto para la solución de problemas que se hayan suscitado en la ejecución de la labor de ventas.
e) Selección de los productos o servicios más importantes de la empresa y determinar:
1.-Si su mercado, su promoción y publicidad están de acuerdo a los estudios y planes previos, así como el canal de distribución previsto.
2.-Su penetración en el mercado, su posición frente a la competencia.
3.-Se debe tomar en cuenta a los productos que den una tendencia descendente en ventas, la previsión de artículos sustitutos, de diversificación y/o simplificación.
4.-Los funcionarios y/o departamentos que intervienen en la determinación del precio y los factores que se consideraron para fijarlos; las disposiciones legales, competencia, costos de producción, distribución, inversión en inventarios, en cuentas por cobrar, etc.
5.- Si los incentivos son congruentes con el rendimiento de las ventas de los productos.
6.-La forma como interviene el departamento de ventas en la determinación de los niveles de inventarios y en el impulso de la realización de productos de lento movimiento y obsoletos.

Determinación del volumen de devoluciones y pedidos no surtidos y en caso de ser importantes, seleccionar un periodo y definir su tendencia, los principales artículos que las provocan, la causa, lo que ha hecho la empresa por impedirlos.
Revisión de los costos de los canales de distribución, en comparación con los volúmenes de ventas de cada uno; verificación de si tales costos se han fijado con base en estudios formales, comprendiendo el aspecto motivacional, de los sistemas de remuneración a la fuerza de ventas.
Conocimiento de la preparación del personal que ejecuta la operación para tener una idea general de la forma como se atienden las ventas. Aun cuando se entiende que el objeto de estudio en la auditoria operacional son precisamente las operaciones más que las personas que ejecutan las funciones de ventas.
Es muy importante conocer si hay una adecuada distribución de las cargas de trabajo y de las funciones, de acuerdo con la capacidad del personal de ventas.

• Diagnostico Resumen y discusión previa de los Problemas detectados en la elaboración del trabajo:
Se deben discutir con los interesados las recomendaciones a medida que progresa la auditoria y aprovechar la experiencia, para afinar la interpretación del auditor y hacer partícipe a los involucrados.

En este paso se debe tener en cuenta hacer una recapitulación, de los resultados obtenidos para detectar omisiones y jerarquizar hallazgos y una vez concluidos elaborar el informe final.

Auditoria Operacional De Cobranzas

Se mencionarán los lineamientos básicos que deben tomarse en cuenta, para llevar a cabo la auditoría operacional de cobranzas en las empresas industriales y comerciales. Por su naturaleza, estos lineamientos básicos no prevén ciertas situaciones específicas que pueden presentarse en la práctica, el auditor operacional debe tener presente la necesidad de contar en lo individual con conocimiento y experiencia especializada para efectuar o supervisar la auditoría de la operación que vaya a examinar; en este caso específicamente de la operación de cobranzas. Además debe tener personal igualmente calificado.

Concepto y Alcance de la Operación de Cobranzas:

Esta Operación comprende al grupo de actividades que se llevan a cabo en una empresa para la recuperación del precio de los productos o servicios que fueron brindados a sus clientes a través del uso de su crédito. Esto incluye considerar los objetivos, políticas y actividades de la operación de otorgamiento de crédito.
Las actividades básicas que integran la operación de cobranzas son:
1. Apoyar en la fijación de objetivos y políticas de cobranzas tomando en cuenta los objetivos generales de la empresa y los establecidos particularmente para la operación del crédito. Ejemplos de objetivos seria: Lo relacionado con niveles de las cuentas por cobrar, períodos de recuperación, documentación de cuentas por cobrar, costo de la ejecución de la operación e identificación de las cuentas incobrables. Ejemplos de políticas: Pueden referirse a descuentos por pronto pago, aceptación de documentos, intereses moratorios, no aceptación de cheques postfechados, periodos de acciones de prosecución, etc.
2. Establecer metas a corto y largo plazo, las cuales deben permitir evaluar las actividades realizadas.
3. Considerar las actividades y los recursos que deben asignarse para lograr alcanzar las metas antes establecidas.
4. Allegarse de los recursos humanos y materiales que integran la operación y manejarlos en forma eficiente.
5. Establecer los procedimientos de cobro, formatos, archivos, control de cobradores y otros que requiera la operación y llevar los mismos a la práctica de acuerdo a lo previsto y efectuar cambios que los actualicen y mejoren.
6. Establecer un control sobre los documentos de las cuentas por cobrar de la empresa.
7. Se debe llevar a cabo el cobro de los documentos de acuerdo al procedimiento establecido. Ejemplo: Presentación de facturas para su pago, aceptación de documentos, envío de la factura por correo, vigilancia de los cobros a través de bancos, etc.
8. La cobranza, debe efectuarse utilizando los medios que se consideren pertinentes y debe tomarse en cuenta las condiciones particulares de cada cliente. Ejemplo: Estados de cuenta, cartas recordatorio, cartas de insistencia, llamadas telefónicas, telegramas, visitas, entrevistas personales, redocumentaciones, agencias de cobranzas, abogados, etc. Se debe dejar constancia de los resultados de la misma.
9. Deben registrarse los resultados de la acción de cobro en forma coordinada por caja, control de correspondencia, contabilidad, etc. Este registro estará en función a los sistemas establecidos. Ejemplo: Una empresa debe codificar el aviso de cobro para su posterior proceso electrónico, extraerá el documento del archivo de pendientes de pago, anotará en sus registros individuales la cobranza efectuada, etc.
10. Deben registrarse y controlarse las modificaciones en los adeudos de los clientes, derivados de intereses moratorios, remesas devueltas, rebajas, devoluciones, descuentos y reposiciones.
11. Establecer una estrategia para obtener información sobre las cuentas por cobrar de la empresa en cuanto a las ventas llevadas a cabo a clientes, su relevancia, zonas geográficas, ciclos productivos, experiencias crediticias y costumbres de pago. Esta estrategia tiene por objeto adecuar las acciones de cobranza en relación con el tipo de cliente de que se trate y ejercer un control más estricto sobre los clientes de importancia.
12. Informar sobre la cobranza realizada en el momento oportuno y la información brindada debiendo proporcionar los datos necesarios para el cálculo de descuentos por pronto pago, incentivos a cobradores, agentes y otros, etc. También identificar los clientes activos y sus condiciones generales; la rotación de las cuentas, etc.
13. Se debe informar sobre las cuentas de lenta recuperación y cobro dudoso, así también debe proponerse la cancelación de cuentas que sean incobrables y llevar un control del trámite de las canceladas. La imposibilidad práctica de cobro debe ser evidenciada para fines fiscales.
14. Se deben obtener en su caso seguros de crédito.
15. Coordinar las actividades de cobranzas con las de crédito, ventas, embarques, caja y contabilidad.
16. Se debe hacer un proceso de selección, adiestramiento y capacitación del personal encargado de las cobranzas.
Estas actividades describen y establecen las caracteristicas basicas a considerar en la auditoria operacional de cobranzas.

• Objetivo De La Auditoría Operacional De Cobranzas:
Optimizar la eficiencia de las actividades que integran esta operación, las cuales fueron descritas anteriormente.
La eficiente operación de cobranzas, puede ser examinada considerando, los siguientes aspectos:
 al establecer las políticas de cobranza se considere la repercusión en otras políticas de la empresa.
 al efectuar la cobranza se promuevan las ventas y se mantenga la buena voluntad de los clientes.
 el período de cobro sea el minimo.
 la rotación de las cuentas por cobrar se aproxima al promedio de crédito concedido a los clientes.
 las cuentas incobrables sean las minimas.
 la cobranza se realice al menor consto posible.
 exista una adecuada coordinación con las operaciones afines.

Metodologia especifica
Para realizar la auditoría operacional de cobranzas, como para la de cualquier otra operación, la metodología y los instrumentos y técnicas de que dispone el auditor son similares, sin embargo en este apartado solamente se comentan aspectos particulares aplicables a esta operación.
• Familiarización
Es necesario conocer la estructura de organización del departamento de Cobranzas y la ubicación organizacional de las áreas de crédito, embarques y caja, así como las relaciones con ventas y contabilidad.
De igual forma familiarizarse con los objetivos, políticas y sistemas de las áreas anteriormente mencionadas.
• Visitas a las Instalaciones.
Recorrer las instalaciones de las áreas de crédito y cobranzas, facturación, embarques y caja.
• Investigación y Analisis:
Es necesario allegarse de la información que se considere importante para formarse un juicio adecuado de la situación operacional de las cobranzas, como relación de saldos de clientes, antigüedad de los mismos, rotación de las cuentas por cobrar, importes cobrados periódicamente, consumos anuales de clientes, experiencias crediticias de los clientes, gastos fijos y variables de la cobranza, análisis de las fechas afectivas de cobro en relación con los vencimientos de la documentación, etc. La utilización de cuadros comparativos con ejercicios anteriores o empresas similares, el uso de cifras relativas permiten obtener mayor provecho de la información analizada.
• Entrevistas.
Formular guías de entrevista y cuestionarios que permitan conocer cómo se realiza la operación de cobranza.
Las entrevistas se aplican al personal que realiza la operación de cobranzas para conocer sus actividades, las cargas de trabajo, el nivel de preparación del personal, los elementos materiales utilizados y los sistemas y procedimientos vigentes. También deberá entrevistarse al personal de otras áreas relacionadas, tales como:
a) Al personal de ventas, fundamentalmente al responsable del área y a los agentes vendedores en lo relativo a la relación entre ventas y cobranzas, las opiniones de los clientes referente a las gestiones de cobros y la participación de los agentes en la cobranza
b) Al personal de embarques para conocer la oportunidad con que se realizan los embarques y los controles establecidos.
c) Al personal de contabilidad sobre los controles de las cuentas de clientes, conciliaciones de las mismas, envíos de estados de cuenta, etc.
d) Al personal de relaciones y servicio a clientes para conocer quejas que afecten la cobranza.
e) En algunos casos será conveniente celebrar entrevistas con agencias de cobranza y abogados.

• Examen de Documentación e Investigaciones Específicas:
Se deben analizar los formatos, archivos, registros e informes como Formatos, Relación de cobranza, valores recibidos por correo, notas de cargo y crédito, facturas, documentos (pagares, letras de cambio), informes de cobradores, etc. De igual forma archivos de prosecución, de antecedentes de los clientes, de cobranza en trámite, de cobranza en poder de abogados y agencias de cobro, etc. Tambien registros de control de clientes (condiciones generales de crédito y cobro), de cobranzas realizadas por cobrador o agente, de documentos descontados o al cobro en instituciones bancarias, relación de saldos de clientes, su antigüedad, informes de cobranza, consumos de clientes, estadísticas que muestren tendencias, etc.

Deberán elaborarse diagramas de flujo para el análisis de los procedimientos y la identificación precisa de los problemas, conviene elaborar un diagrama general de la operación y diagramas detallados para las siguientes actividades: Control de la documentación de cobro. Cobranza local. Cobranza foránea. Notas de cargo y crédito. Informes de cobranzas y actividades conexas.
Del mismo modo se deben examinar los presupuestos de cobranza y análisis históricos de cobranza real contra cobranza deseada, estudiar los canales de cobranza utilizados y las posibles alternativas.
Se deben seleccionar los clientes más importantes de cada estrato para comparar sus costumbres de pago con los plazos de crédito concedidos.
Se debe hacer un estudio especifico de cuentas por cobrar de lenta recuperación o de cobro dudoso.
Se debe llevar a cabo un estudio de los motivos que originan cancelación de cuentas.
Se debe efectuar un análisis de la gestión de los cobradores y agentes y del sistema de incentivos establecido. Analizar la relación de la cobranza con cada peso cobrado.
Hacer un análisis del tratamiento fiscal de las cuentas incobrables.
Verificar el afianzamiento del personal de cobranzas.
Examinar algunos datos estadísticos, tales como cobros a través de bancos, devoluciones de documentos enviados al cobro, notas de cargo y crédito, etc.

• Diagnóstico Preliminar, Resumen de Observaciones y su Discusión Previa:
Este trabajo sobre discutir las recomendaciones con todos los interesados debe desarrollarse conforme avanza la auditoria.
Para la elaboración del informe conviene destacar en este proceso la necesidad de comprobar continuamente la información obtenida y cuantificar, cuando sea posible, el efecto de los problemas o soluciones que serán incluidos en el mismo.

Auditoria Operacional de la Administracion del Personal

Los recursos humanos de una empresa están integrados cuantitativamente
por el conjunto de los individuos que ocupan los diferentes niveles de su estructura organizativa, y cualitativamente por el conjunto de sus conocimientos,
habilidades; salud física y mental, su ideología y sus motivaciones.
El Inventario de recursos humanos con que cuenta una empresa garantiza o pone en peligro su futuro desarrollo, el capital financiero y los demás recursos materiales poco significan estando ausentes los recursos humanos necesarios para producir la riqueza (satisfactores sociales y utilidades) que se espera de toda empresa.
La importancia de la Administración de Recursos Humanos como una de
actividades administrativas básicas está señalada por la necesidad de contar con el número de personas adecuadamente calificadas para lograr eficientemente las metas de una empresa.
En la práctica administrativa, esta actividad ha recibido distintas denominaciones; algunas de ellas son: Administración de Personal, Factor Humano, Capital Humano, Talento Humano, Relaciones Industriales o simplemente Recursos Humanos; pero en cualquier caso, con menos o mayor énfasis los departamentos encargados de planearla, dirigirla y controlarla cubren las subactividades que se señalan más adelante al explicarse su concepto y alcance.
El Auditor debe contar con conocimientos y/o experiencia especializada para efectuar o supervisar con efectividad la auditoria de una operación ya sea que la desarrolle directamente o en coordinación con especialistas.

• Conceptos y Alcance de la Administración del Personal
La administración de Personal es el conjunto de actividades encaminadas a colocar a la persona idonea en el puesto adecuado en la empresa; llevar acabo los filtros de selección para asegurar lo anterior, así como establecer las bases de remuneración más adecuadas; manejar con efectividad las relaciones entre empresa y empleados y de éstos entre sí; entrenar y desarrollar al personal y cuidar que éste cuente con los servicios requeridos para el desarrollo de sus actividades dentro de la empresa y a la satisfacción de sus necesidades como individuos.
Actividades de la administración del personal:
1. Contratación y despido de personal, que incluye las operaciones de
reclutamiento, selección, inducción de nuevos empleados, promociones, renuncias y despido.
2. Administración de sueldos y salarios, que implica la clasificación de
empleados y obreros conforme a su experiencia y la fijación de los sueldos
correspondientes a cada categoría, el señalamiento de los procedimientos de
evaluación para la determinación de méritos; el establecimiento de incentivos y
compensaciones adicionales y las políticas para su otorgamiento.
3. Relaciones industriales, actividad encaminada al estudio y mejoramiento de
comunicaciones entre el personal y de éste con la alta dirección de la empresa; la
negociación de los contratos colectivos y otras relaciones con el sindicato; el
cuidado y promoción de la disciplina necesaria al buen y eficiente funcionamiento
de la empresa y la continua investigación de fallas e implantación de instrumentos
que mejoren la eficiencia del personal.
4. Organización, capacitación y desarrollo, que implican coordinar con la alta
gerencia, la definición de la organización (que incluye descripción de puestos) y
las necesidades de capacitación y desarrollo del personal; establecer y vigilar
programas de desarrollo para que el personal pueda asumir mayores
responsabilidades y recibir el entrenamiento necesario para fortalecer su
capacitación.
5. Servicio a empleados, que involucra servicios médicos, facilidades de
trabajo al personal, instalaciones, métodos adecuados de protección y seguridad
industrial, así como los servicios que permitan esparcimiento, etc.
6. Vigilancia del régimen legal, actividad tendente a cuidar del cumplimiento
de las disposiciones laborales y fiscales relacionadas con las percepciones del
personal.

• Objetivo de la Auditoria Operacional de la Administración del Personal:
Analizar críticamente, las actividades y subactividades, con la finalidad de definir problemas que estuviesen obstaculizando la eficiencia en su manejo. Esta revisión no debe confundirse con una encuesta sobre la moral del personal.

Metodología especifica:
Lo que en seguida se describe deberá adecuarse a las características
concretas de cada caso.
• Familiarización
El auditor debe familiarizarse con la Administración del Personal de la
empresa que está examinando a través del estudio de los problemas especiales inherentes al ramo de la actividad económica en que se desenvuelve y que inciden en el manejo de su personal; la infraestructura específica establecida para la Administración del Personal (planeación, organización, dirección y control) y los antecedentes respecto de deficiencias habidas, a través de cartas de sugerencias u otros informes emitidos en el pasado por auditores internos, externos o consultores.
En seguida se incluyen algunos lineamientos que permitirán al auditor
sistematizar sus esfuerzos para familiarizarse con esta operación:
• Estudio Ambiental
Es importante obtener información que permita al auditor diagnosticar las áreas críticas.
El grado de productividad en esta investigación inicial será definida por el criterio del auditor.
Los principales puntos a examinar son:
 La importancia que, en materia de costos, representa el personal de la empresa, un dato indicativo de este aspecto es el porcentaje de ventas representado por las nominas u el costo de las prestaciones al personal.
 Los resultados obtenidos en el manejo del personal. Indicadores de los resultados son: la rotación de personal (por departamentos, por tipo de separación, etc.,) ausentismo, puntualidad, quejas, paros de trabajo, tiempos perdidos en paros, números de demandas laborales, accidentes de trabajo, etc.
 Los programas establecidos, formales e informales, relativos a selección, reclutamiento, entrenamiento, desarrollo, evaluación de puestos, etc.
 Las políticas fijadas por la alta gerencia, tanto explicita como implícitamente para la administración de recursos.
 La filosofía que la gerencia tiene, en materia de Administración de Recursos Humanos, sus valores prioritarios, metas y objetivos.
 La forma en que se ha interrelacionado la filosofía administrativa de la gerencia con las políticas y programas y las explicaciones factibles de los problemas continuos que la propia administración haya observado.
 La reglamentación federal, estatal y municipal que rigen las practicas del manejo de personal.
 La forma en que la competencia resuelve sus problemas de Administración de Personal.

• Planeación:
El auditor deberá estudiar la forma en que la administración resuelve los siguientes problemas:
a. Previsión de las necesidades de personal a corto y mediano plazo
(obrero, administrativo, ejecutivo, etc., )
b. Planeación coordinada de la Administración de sueldos con las
otras actividades (finanzas, producción, etc.).
c. Previsión de problemas con el sindicato y el personal de confianza
a través de instrumentos que permitan su inmediato señalamiento (relaciones personales, cajas de sugerencias, etc.).
d. Anticipación de las necesidades de desarrollo de personal (inventario de
ejecutivos).
e. Programas de entrenamiento.
f. Anticipación de las necesidades de mantenimiento de las instalaciones
que representan servicios al personal, instalaciones, sistemas de seguridad industrial, etc.

• Organización:
Aspectos a estudiar en materia de organización son los siguientes:
a. Estructura de organización del departamento de Recursos Humanos y relaciones de autoridad con otros departamentos.
b. Líneas de autoridad y responsabilidad de los encargados de las actividades clave (reclutamiento, contratación y terminación de empleo,
mantenimiento de registros de personal, administración de sueldos,
adiestramientos y desarrollo, negociación de contratos, etc.).
c. Coordinación entre el Departamento de Recursos Humanos y
los departamentos de operación en cuanto a planeación y programación de
las necesidades de la fuerza de trabajo; determinación de las normas de
competencia y habilidad del personal; políticas de evaluación, ascensos
y aumentos de sueldos y preparación y mantenimiento de descripción de
labores.
d. Niveles jerárquicos y aptitud aparente de los empleados y funcionarios encargados del departamento de Recursos Humanos.

• Dirección:
Indicios de la calidad directiva de la Administración de Recursos Humanos son:
a. Ejecución de las subactividades básicas en cuanto a oportunidad y eficacia.
b. Respaldo de la alta gerencia a los programas establecidos.
c. Comunicación
d. Motivación

• Control
La base de esta revisión esta en comparar lo planeado contra lo realizado, por lo que habrá de estudiarse:
a. Procedimientos de adhesión a las políticas de personal.
b. Procedimientos para establecer: niveles de remuneración,
escalas de sueldos, aumentos por merito y escalafón, sistema de pago de
incentivos, evaluación de personal; capacitación y desarrollo; utilización de fuerza
de trabajo; reclutamiento, selección; contratación.
c. Programas de simplificaron y distribución de cargas de trabajo.
d. Procedimientos presupuestarios para la revisión de lo realizado
por el Departamento de Recursos Humanos.
e. Valor que tiene como control el contenido de los informes claves
tales como: necesidades y disponibilidad de la fuerza de trabajo; análisis de costos de nominas, con variaciones clasificadas por causas y responsables; rotación de empleados; tiempo perdido. y ausentismo; costos de tiempo extra; datos de eficiencia de empleados; comparaciones con los niveles de sueldos y salarios de la industria, etc.
f. Forma, oportunidad, grado de detalle, frecuencia de distribución y
períodos cubiertos por los informes que se elaboran para que los responsables de
la Administración de Recursos Humanos comparen lo planeado con lo ejecutado y
tengan elementos para tomar decisiones.

• Visita a las áreas de trabajo del Personal
Es importante, visitar las instalaciones en las que trabaja la mayoría de los obreros y empleados y hacer observaciones sobre:
Clima Laboral.
Apariencia de la salubridad y situación de las instalaciones.
Métodos de seguridad, luz, ventilación, instrumentos de trabajo, etc.
Relación entre jefes y subordinados y de éstos entre sí, etc.

• Investigacion y Analisis
Despues de examinar el ambiente en que se desenvuelve el personal y la infraestructura administrativa (planeación, organización, dirección y control) se revisará la información y se examinará la documentación relativa para evaluar su efectividad en la práctica.
El desarrollo de programas específicos, elaborados de acuerdo a las
circunstancias especificas de la empresa, son de gran utilidad al auditor para el desarrollo de su labor.

• Analisis de Informacion Cuantitativa y Examen de la Documentación:
El auditor deberá asegurarse que las estadísticas sobre las que basará sus
conclusiones (rotación personal, ausentismo, etc.) están elaborados correctamente.
Si la institución carece de datos respecto de su competencia, o de las
estadísticas necesarias para evaluar lo satisfactorio del reclutamiento, capacitación o alguna de las otras subactividades de esta operación, el auditor deberá efectuar los estudios e investigaciones pertinentes para obtener elementos de juicio suficientes.
Las indagaciones que se lleven a cabo para lograr dicha información pueden tener una gran amplitud de posibilidades, tales como; entrevistas con el personal, revisión de expedientes de personal; investigaciones en las Cámaras de Comercio o Industria a las que pertenece la empresa; actualización de estadísticas, seguimiento y comparación de programas de entrenamiento y desarrollo, etc.
El auditor vigilará que sus investigaciones se planeen y efectuen en el menor tiempo y obtenga la información más objetiva posible, esta característica común a cualquier revisión de eficiencia, debe cuidarse especialmente en una revisión Operacional de la Administración de Personal en vista de la diversidad de criterios existentes para interpretar los resultados de las medidas tomadas para administrar personal.
Es obligación del auditor buscar hechos y evitar distorsionarlos con interpretaciones e inferencias de cualquier indole, hasta no tener todos los elementos necesarios para formarse una opinión en conjunto, a fin de que el diagnostico final sea lo más objetivo posible.


• Entrevistas
Esta es la técnica mas utilizada en una Auditoría Operacional de Personal y deberá ser muy cuidadoso al:
A. Planear las entrevistas necesarias para obtener información sobre la ejecución práctica de las políticas y procedimientos estudiados en la fase de familiarización.
B. Desarrollar cuestionarios y seleccionar las técnicas de encuesta más
apropiadas al tipo de evidencia que se desea recopilar a fin de determinar el
tamaño de muestra y oportunidad de la entrevista.
C. Efectuar entrevistas con el personal ejecutivo que administra las
subactividades, así como con el personal de línea a través de platicas informales y
encuestas técnicamente dirigidas que permitan la obtención de una opinión
significativa del personal.
En cada caso se ubicará la fuente para evaluar la validez de los resultados como opinión general.

• Recapitulacion De Hallazgos
Despues de examinar y evaluar la estructura administrativa de esta área, se concentrarán los hallazgos y se indicará la interpretación que se hace de ellos, resaltando aquéllos que sean fallas de eficiencia. El auditor deberá alejarse del detalle y con base en los hallazgos específicos separar los de mayor relevancia.

• Discusion Del Borrador Con Los Involucrados
Discutir con los involucrados el borrador del informe con objeto de:
Asegurarse de que se trata de hallazgos reales, y que los involucrados coinciden en ellos. Uno de los objetivos de esta discusión es convencer a los involucrados a fin de que hagan frente común con el auditor al presentar el diagnostico definitivo a la alta gerencia.

Auditoria Operacional de Centros de Proceso Electrónico de Datos
Un Centro de PED es la unidad organizacional dentro de una empresa donde procesan datos mediante la utilización de computadores y donde se desarrollan los sistemas o la parte de los sistemas en que se desea utilizar el equipo de PED como una herramienta de proceso.

Las actividades que se realizan son:
1. La recepción y control de los documentos fuente: la verificación de que cumplan
con requisitos establecidos en cuanto a su integridad, legibilidad y autorizaciones;
2. El proceso de los datos mediante la operación, programación y control de las
diferentes unidades que constituyen el equipo de PED.
3. El manejo de archivos de datos grabados en un medio legible por el equipo de
PED,
4. La custodia y control de los archivos y programas grabados en un medio legible
por El equipo de PED. Así como la documentación que los ampara.
5. La condición de los datos incluidos en los reportes con la formación de los
documentos fuente, cuando sea aplicable y la distribución de los reportes.
6. La identificación y control de las transacciones erróneas detectadas durante el
proceso,
7. El establecimiento y prueba de procesamientos de respaldo y recuperación del
equipo de PED los archivos de datos, los programas y la documentación.
8. El establecimiento y prueba de procedimientos de respaldo y recuperación del
equipo de PED los archivos de datos, los programas y la documentación.
9. El desarrollo de nuevos sistemas susceptibles de automatizarse (o la conversión de sistemas manuales o mecánicos), incluyendo el estudio preliminar, la definición de requerimientos y especificaciones técnicas.
10. El mantenimiento (modificaciones a los sistemas y programas existentes y el
desarrollo de la documentación respectiva.
11. El desarrollo, establecimiento y documentación de política, procedimientos y
estándares relacionados con las actividades del Centro.

• Objetivos de la auditoria operacional de centros de Ped:
Examinar críticamente las actividades indicadas en el apartado anterior, con la finalidad de detectar problemas que estuviesen obstaculizando la eficiencia en su manejo o pudiera poner en riesgo su operación.

Metodología especifica:
• Familiarización
Es necesario que el auditor se familiarice con el centro PED mediante el estudio de:

a) La organización del centro de PED y su ubicación dentro de la empresa.
b) Las metas y planes a corto y largo plazo relacionados con el PED y su coordinación con los planes y objetivos generales de la empresa.
c) Los manuales de sistemas y procedimientos de las diferentes actividades
desarrolladas en el centro de PED, incluyendo su administración.
d) Los diagnosticos resultantes de auditorias efectuadas anteriormente.
e) El historial y antecedentes del centro de PED,
f) Los estados financieros de la empresa y el impacto que tienen los costos y gastos del centro de PED en los resultados de operación.

De igual manera el auditor deberá conocer:
a) Las principales áreas que reciben servicio del Centro de PED y que
importancia tienen estas,
b) Los sistemas que están automatizados y en qué grado y cuáles sistemas
importantes susceptibles de automatizarse, no lo están.
c) La configuración del equipo de PED y del sistema operativo.

• Visita a las instalaciones:
El auditor debe observar lo siguiente:
a) Su ubicación y la distribución de las áreas de trabajo y las medidas para restringir el acceso a personal no autorizado.
b) Controles y aparatos para conservar la temperatura y el grado de humedad
dentro de los límites especificados por el proveedor del equipo
c) Las medidas establecidas para la detección y contención de incendios.
d) El orden y limpieza del equipo y accesorios
e) Las condiciones ambientales
f) Las relaciones de trabajo entre jefes y subordinados.

• Investigación y análisis:
El auditor debe investigar sobre informacion relativa a:
a) Presupuesto de gastos del centro de PED comparado contra los gastos
reales.
b) Estadísticas de tiempo extra trabajado y las razones que lo motivaron.
c) Reportes de recepción de documentos fuentes.
d) Estadísticas sobre la captura de datos fuente
e) Estadísticas de uso del UPC y Del equipo periférico (incluyendo
terminales remotas)

• Entrevista:
Esta técnica le proporciona al auditor información valiosa para su funcion, por lo que deberá:
a) Planear las entrevistas necesarias para obtener información sobre la ejecución práctica de las políticas y procedimientos.
b) Utilizar cuestionarios que sirvan de guía para obtener información sobre el centro de PED y las actividades que en él se realizan.
c) Entrevistar al personal que el auditor considere conveniente y deberá abarcar no solo al personal que trabaja en el centro de PED sino tambien al de otras áreas.

• Examen de la documentación:
Además de los documentos estudiados en las etapas de familiarización y análisis, el auditor deberá examinar la documentación siguiente:
a) Descripciones de puestos.
b) Evacuaciones periódicas de la actuación del personal del centro de PED.
c) Programas de entrenamiento para el personal del centro de PED y los usuarios.
d) Estudios de viabilidad para adquisición ampliación del equipo.
e) Manuales de estándares de análisis, diseño y documentación de sistemas,
f) Documentación de algunos sistemas importantes.
g) Registro de flujo de documentos y datos dentro del centro de PED.

Durante la ejecución de su revisión el auditor deberá tener presente algunos de los principales aspectos a considerar:
a) Estructura de organización balanceada y con una adecuada segregación de
funciones.
b) Existencia de procedimientos relacionados con el desarrollo de nuevos sistemas y el mantenimiento de los existentes,
c) Existencia de procedimientos para programar y controlar adecuadamente el
uso del equipo.

• Diagnostico recapitulación de hallazgos:
Despues de examinar la operación se hará un resumen de los problemas y fallas detectados, agrupados de acuerdo con el tipo de situación que afecten. Y se deberán visualizar las posibles causas y efectos de los problemas detectados.

• Discusión del Borrador con los Involucrados
Debe discutirse con los involucrados el borrador del informe con el objeto de:
a) Asegurarse que se trata de hallazgos reales y
b) Que los involucrados coincidan con su existencia, precisamente en la forma que se describe en el borrador.

Auditoria Operacional de Otorgamiento de Credito
Se desribiran los lineamientos básicos que deben tomarse en cuenta para llevar a cabo la Auditoría operacional de otorgamiento de crédito en las empresas industriales y comerciales y está en relación con la revisión misma de la operación, independientemente de que en ella intervengan personas o
departamentos relativos a otras áreas de la empresa.
En vista de la estrecha relación que guarda la operación de otorgamiento de crédito con la de cobranzas, se sugiere que, en lo posible, se realicen ambas auditorías en forma simultánea, con la finalidad de obtener resultados más completos e integrales.

 Concepto y alcance de la operación otorgamiento del crédito:
El crédito es el conjunto de actividades que lleva a cabo una empresa para incentivar las ventas al otorgar plazo en el pago de los productos o servicios que proporciona a sus clientes, sujeto a ciertas condiciones y características que regulan y garantizan su recuperación.

Se mencionan a continuación las actividades básicas que constituyen esta operación:
1. Definir los objetivos y políticas de crédito en relación con los presupuestos financieros de la empresa. Los objetos fundamentales deben estar acordes con los niveles de las cuentas por cobrar y costo de la ejecución de la operación
2. Las políticas deben mencionar lo referente a: limites de crédito, forma de investigación de los solicitantes, personal autorizado para concederlo, documentación de los créditos otorgados, obtención de seguros de crédito, condiciones generales del otorgamiento, etc.
3. Participar en el establecimiento de metas a corto y largo plazo, que significa la cuantificación de los objetivos establecidos y evaluar periódicamente las actividades realizadas con los planes trazados.
4. Llevar a cabo la planeación de los recursos humanos y materiales que deben incorporarse a esta operación para alcanzar las metas establecidas, asignarlos y manejarlos en forma eficiente.
5. Gestionar las solicitudes de crédito de clientes potenciales, obteniendo las referencias que se requieran, bancarias, comerciales, de agencias especializadas, etc., y registrar la información básica del cliente una vez que se está operando con él.
6. Fijar límites de crédito a los clientes, de acuerdo al tipo de actividades que realicen, su referencia crediticia, las experiencias que guarde la empresa, el volumen de mercancía que desplaza, etc. Deben existir estratos para la autorización de estos límites, así como revisarse periódicamente. Estas actividades deben ser realizadas por un Comité de Crédito.
7. Autorizar los pedidos de los clientes de acuerdo a las políticas generales de crédito y a las específicas de aprobación establecidas.
8. Actualizar permanente los archivos de clientes, en los que se encuentre su capacidad de crédito, las operaciones con ellos realizadas, forma de pago, frecuencia y monto de sus compras, fechas de pedidos, embarque y pagos, etc.
9. Obtener información sobre las condiciones generales del mercado crediticio y particularmente de las ramas de actividad en que se desarrolle la empresa.
10. Mantener una estrecha comunicación entre crédito y otras operaciones de la empresa, particularmente con las de cobranzas, ventas, embarques y contabilidad.
11. Informar oportunamente sobre los niveles generales de crédito mantenidos en la empresa en determinando momento (en relación con las condiciones preestablecidas) y los casos individuales de excepción que sean de importancia.

 Objetivo de la auditoria operacional de otorgamiento de crédito.
Evaluar la eficiencia de las actividades que integran esta operación, para optimizarla a través de:
 Que el otorgamiento del crédito se realice en el menor tiempo posible.
 Que exista un adecuado equilibrio de las características del crédito ofrecido por la empresa con las necesidades del cliente y las condiciones generales del mercado y de la competencia.
 El apego a las políticas de crédito y su relación con las estrategias y tácticas financieras de la empresa.
 Que las cuentas por cobrar se mantengan dentro de los límites planeados de crédito.
 Que las cuentas incobrables sean las mínimas.
 Que el costo de la operación de otorgamiento de crédito sea el mínimo posible, considerando los beneficios que está ofreciendo a la empresa.

Metodología especifica

 Familiarización:
Además de la familiarización de carácter general con la empresa, será importante conocer la estructura de organización del área de crédito y la ubicación organizacional del área de cobranzas, así como las relaciones con ventas, embarques y contabilidad.
Así mismo deberá familiarizarse con los objetivos, políticas y sistemas de las áreas arriba mencionadas, así como con la de procesamiento electrónico de datos, cuando proceda. Igualmente deberá conocer los planes y programas establecidos a corto, mediano y largo plazo y los controles establecidos para su cumplimiento.

 Visita a las Instalaciones
Revisar las instalaciones de los departamentos mencionados en el párrafo anterior, para observar recursos materiales, relaciones interpersonales, ambiente de trabajo, etc.

 Investigación y análisis.
Examinar la información necesaria para analizarla y formarse un juicio adecuado de la situación operacional de los créditos, como relación de clientes activos, clasificaciones por tipo de crédito, tipo de industria o comercio, costumbres crediticias, etc., y los limites de crédito establecidos.
Además debe obtenerse información de cobranzas, como el índice de la eficiencia en la concesión y manejo de los créditos, por ejemplo: relaciones de saldos de clientes, antigüedad de los mismos, rotación de las cuentas por cobrar sus respectivos estándares, consumos anuales de clientes, etc.
También obtener información sobre el costo de crédito y el análisis de alternativas distintas de operación.
 Entrevistas.
Las entrevistas deben ser efectuadas al personal que ejecuta la operación de otorgamiento de crédito para conocer las actividades que realiza, el apego y adecuación de las políticas establecidas, las cargas de trabajo, el nivel de preparación del personal, los elementos materiales utilizados y los sistemas y procedimientos vigentes.
También deberá entrevistarse al personal de otras áreas relacionadas, tales como:
a) Al personal de cobranzas, fundamentalmente al responsable del
b) área y los cobradores en lo relativo a problemas de recuperación de la cartera;
b) Al personal de facturación con objeto de verificar el cumplimiento de las políticas y aprobaciones de créditos;
c) Al personal de ventas para conocer sus opiniones personales y lasque hayan obtenido de los clientes en lo referente a las gestiones de crédito;
d) Al personal de contabilidad para conocer sobre estados de cuenta de clientes; detectar omisiones en los procedimientos de crédito y observar la coordinación en la información de uso común;
e) Al personal de procesamiento electrónico de datos, cuando proceda, para conocer los procedimientos en vigor que correspondan, los mecanismos de control interno establecidos, los equipos utilizados, etc.

En algunos casos será conveniente celebrar entrevistas con las agencias especializadas de investigación que utilice la empresa.
Deberá evaluarse la conveniencia de emplear cuestionarios para obtener la información deseada, tanto del personal de la compañía, como, en su caso, de clientes vigentes y declinados.
Las técnicas de encuesta a utilizar deberán ser las apropiadas para el tipo de datos que se requieran obtener.

 Examen de Documentación e Investigaciones específicas.
El auditor deberá revisar la documentación que considere necesaria y efectuar los estudios e investigaciones que se estimen pertinentes para obtener suficientes elementos de juicio y verificar los datos obtenidos en el análisis de la información y en la realización de las entrevistas.
A continuación se describen algunos de ellos.
a) Recabar el manual de sistemas y procedimientos, cuando exista, y asegurarse a través de estudios y pruebas selectivas de su cumplimiento y actualización; en su caso deberá solicitarse la documentación del sistema respectivo, cuando la aplicación de crédito es manejada en el computador. De cualquier forma deberán evaluarse los procedimientos en operación, en cuanto a formatos, archivos, flujos, puntos de control, y registros e informes, es decir, la existencia de un sistema que permita normar las actividades del personal, comunicar las desviaciones, sus causas, justificaciones y medidas correctivas;
b) Análisis de los créditos concedidos para cerciorarse de que se están realizando de acuerdo a las políticas y procedimientos establecidos;
c) seleccionar de acuerdo con los estratos que clasifiquen los clientes en función de su importancia, los más representativos de cada uno de ellos para comparar sus costumbres de pago con los plazos de crédito concedidos; en su caso, aplicar muestreo estadístico precisando el procedimiento apropiado, especialmente cuando la empresa cuenta con un computador, y es a través de este medio que se obtiene la muestra;
d) Estudio de los motivos que originan la cancelación de cuentas incobrables, profundizar sobre los causados por créditos mal concedidos;
e) Análisis del tiempo promedio requerido para la autorización de los créditos y para la aprobación de los pedidos, considerando las políticas y procedimientos relativos a monto y oportunidad de la venta;
f) Análisis de las horas requeridas para el proceso (hombre o máquina) para determinar, aunque sea de manera general, la conveniencia de utilizar, ampliar, modificar o sustituir equipos electromecánicos o electrónicos.

 Diagnóstico. Recapitulación y reverificación de hallazgos.
Después de auditar la operación se hará un resumen de los problemas y fallas detectadas, agrupados de acuerdo con el tipo de situación que afecten, para poder visualizar las posibles causas y efectos de los problemas detectados.
El resumen resultante del punto anterior se sujetará a una nueva verificación para separar con mayor precisión los hechos de las interpretaciones y avanzar hacia el diagnóstico definitivo.
 Discusión de las observaciones con los involucrados:
Es importante discutir con los involucrados el borrador del informe para afinar la interpretación del auditor, asegurarse de que se trata de hallazgos reales y hacer participes a los afectados en la labor creativa.

 Elaboración del Informe.
El informe de auditoría operacional de otorgamiento de crédito debe hacer referencia a la carencia o incumplimiento de alguno de los elementos descritos en el alcance de este boletín, tales como: objetivos, políticas, procedimientos e informes. Igualmente deberá mencionar las deficiencias que se localicen en el empleo de los recursos y la forma en cómo estos se planean, organización dirigen y controlan. Tal sería el caso de inadecuada interpretación del mercado crediticio, planes descoordinados de las estrategias financieras de la empresa, organización inadecuada, lentitud en los procesos operativos, elementos materiales ineficientes para los volúmenes y complejidad de las actividades e información incompleta e inoportuna.

Auditoria Operacional, de la Administración de Inventarios

Este apartado se refiere a los requisitos básicos que deben tomarse en cuenta para llevar a cabo una auditoria operacional de la administración de inventarios en empresas industriales y comerciales, es decir se exceptúan aquellas con características especiales tales como agropecuarias, constructoras, extractivas, de servicio, etc.
Como se ha señalado el auditor requiere de conocimiento y experiencia especializada para efectuar y supervisar la auditoria de la operación que vaya a revisar, en este caso, específicamente la administración de inventarios, ya sea que la desarrolle directamente o en coordinación con otros especialistas.
Las existencias en inventarios se conforman por los bienes tangibles destinados a la venta o a la transformación para su posterior venta; tales como materias primas, productos en proceso, artículos terminados y otros materiales para el empaque o envase de mercancías.
Los inventarios representan uno de los activos más importantes de una empresa industrial o comercial y son el factor determinante en la consecución de los objetivos y resultados económicos de la misma cuando se venden.

 Concepto y Alcances de la Administración de Inventarios:
Al igual que todas las operaciones, la Administración de Inventarios es una serie de actividades que se llevan a cabo en una empresa para asegurar y controlar las existencias (materia prima, materiales, suministros, productos semielaborados y terminados) para producción y/o venta en la cantidad y oportunidad necesarias, a costos óptimos.
Con la finalidad de fijar el marco de referencia de la Administración de Inventarios, se mencionan algunas actividades básicas que la integran:

1. Considerar los objetivos, estructura organizacional, políticas y procedimientos de la Administración de Inventarios, dentro de los objetivos generales de la empresa y vigilar su cumplimiento.
2. Establecer las actividades y funciones que integran la operación y asignar los recursos materiales y humanos necesarios.
3. Manejar en forma eficiente los elementos materiales, técnicos y humanos que integran la Administración de Inventarios.
4. Planificar oportunamente los requerimientos de materiales, con base en los programas de producción y/o ventas.
5. Determinar los niveles de inventarios adecuados que aseguren la existencia de materiales en la calidad, cantidad y oportunidad necesarias.
6. Vigilar el sistema de almacenaje de existencias para la salvaguarda, custodia, distribución, acomodo y movimiento de materiales, así como la óptima utilización de áreas de almacenaje.
7. Definir la documentación para controlar los movimientos de existencia y delinear el flujo de las mismas, de tal forma que permita el procesamiento correcto y oportuno de datos.
8. Implementar sistemas de costos y métodos de valuación para el registro contable de inventarios.
9. Establecer la forma, oportunidad, grado de detalle y frecuencia de los informes necesarios que permitan mantener la comunicación en los diferentes niveles de la organización.
10. Implementar procedimientos presupuestarios para comparar sistemáticamente con los resultados reales y detectar y corregir oportunamente las desviaciones.
11. Implementar sistemas de información que permita conocer los costos de ordenar, reponer y mantener los inventarios, así como el costo beneficio atribuible a la dinámica de los inventarios.
12. Fijar medidas de control para identificar oportunamente inventarios de lento movimiento y obsoletos.
13. Armonizar actividades con áreas relacionadas como compras, producción, ventas, control de calidad y finanzas, para vigilar e incrementar la productividad.

 Objetivo de la Auditoria Operacional de la Administración de Inventarios:
La finalidad de la Auditoria Operacional de las Administración de Inventarios, es examinar y evaluar las actividades que la integran, con el propósito de identificar problemas, deficiencias y oportunidades para mejorar los controles operacionales existentes, a fin de optimizar su eficiencia operativa.

Metodología especifica:
La metodología de que dispone el auditor es similar a la de la revisión de cualquier otra operación; sin embargo, en este apartado se incluyen algunos aspectos particulares aplicables a la que nos ocupa.

 Familiarización:
El auditor como primer paso en la realización de su trabajo, debe familiarizarse con el entorno general de la empresa en cuanto al marco económico y legal en que se desenvuelve y de igual manera con la actividad específica de la administración de inventarios, considerando los siguientes aspectos:

1. Objetivos, políticas, sistemas y procedimientos.
2. Estructura organizacional de las áreas o departamentos correlacionados, directa o indirectamente, con la administración de inventarios.
3. Características de los artículos de la empresa y del mercado de su ramo de actividad.
4. Importancia de los inventarios en relación a la situación financiera de la empresa y del costo de ventas en relación a los resultados de operación de la misma
5. Recomendaciones o sugerencias de auditorías o revisiones anteriores, cuando esto sea aplicable.
6. Las instalaciones de la empresa, para inspeccionar la ubicación y características de las instalaciones destinadas a las actividades relacionadas con los inventarios.

 Investigación y Análisis:
El auditor deberá obtener la información y llevar a cabo análisis comparativos para formularse un juicio de la situación operacional de los inventarios, como estadísticas de consumo, composición de existencias, materiales obsoletos y de lento movimiento, rotación de inventarios, tendencias y otras razones financieras, puntos de reorden, optimización aprovisionamiento, programática lineal, índices de reexpresión y procedimientos de valuación recabada con periodos anteriores y de ser posible con empresas similares.

 Entrevistas
El auditor deberá mediante entrevistas:
 Conocer al detalle cómo se llevan a cabo las diferentes actividades, relacionadas con la operación de los inventarios.
 Enterarse de las políticas de inventarios con el personal que ejecuta las actividades y también con personal de otras arreas o departamentos relacionados, como compras, ventas, producción, investigación, desarrollo de productos nuevos, mercadotecnia, etc.

 Examen de documentos e Investigaciones específicas:
El auditor examinará la documentación selectivamente y realizará las investigaciones específicas que considere necesarias con el fin de verificar los datos obtenidos en el análisis de información y en las entrevistas, así como obtener suficientes elementos de juicio.

Para lo cual deberá:

1. Examinar los manuales de sistemas y procedimientos y asegurarse de su actualización y cumplimiento.
2. Analizar los diversos registros, archivos y formas existentes, para comprobar su funcionalidad.
3. Analizar la forma, oportunidad, grado de detalle, periodicidad, destino y utilidad de los informes que se elaboran, relativos a la actividad de inventarios.
4. Formular en su caso, diagramas de flujo que muestren gráficamente la secuencia que sigue la operación en sus diferentes fases.
5. Examinar los procedimientos presupuestarios existentes, para comparar resultados reales y detectar oportunamente las posibles desviaciones.
6. Evaluar las ventajas y desventajas, tanto desde el punto de vista financiero como fiscal, de los diferentes sistemas de costos y métodos devaluación de inventarios, en comparación con los que utiliza la empresa.
7. Analizar las cargas de trabajo de cada actividad y determinar exceso o necesidad de recursos humanos.
8. Valorar los costos administrativos del manejo y control de inventarios y evaluar su razonabilidad.
9. Examinar las técnicas de almacenaje y funcionalidad de las mismas.
10. Verificar lo adecuado de las medidas de seguridad, para evitar malos manejos de existencias y posibles siniestros.
11. Definir la suficiencia de coberturas de seguros que protejan a los inventarios en casos de siniestros. Estudiar endosos y reclamaciones.
12. Definir excesos o la necesidad de espacio para almacenaje, movimiento y distribución de mercancías.
13. Examinar fianzas e incidencias.

 Diagnostico:
Para presentar el diagnostico primero hay que elaborar un resumen de observaciones y discutirlas previamente con todos los involucrados. Para tal efecto hay que:
1. Considerar las oportunidades de mejoras encontradas y evaluarlas en su conjunto, considerando los siguientes aspectos:
a) Asegurar que se trate de problemas cuya solución es factible, en las circunstancias prevalecientes en la empresa o en un futuro inmediato;
b) Cuantificar o estimar el impacto que tienen en la operación y resultados de la empresa.
c) Interrelacionar los problemas identificados con los hallazgos en otras áreas operativas;
d) Considerar el costo- beneficio de los cambios o mejoras a sugerir;e) Asignar a las recomendaciones prioridades para la implementación.

2. Discutir las recomendaciones con los interesados, a fin de obtener sus puntos de vista, aprovechar su experiencia y afinar la interpretación del auditor, para así poder preparar el informe final.


Auditoria operacional de los Sistemas Administrativos de Información

Debido a la globalización y a los avances tecnológicos, la administración se ha puesto cada vez más difícil y sofisticada. Actualmente los sistemas administrativos de información juegan un papel importante ya que proporcionan los elementos que apoyan la toma de las principales decisiones que afectan el futuro de las empresas o entidades.
Por lo que resulta muy importante informar a los ejecutivos responsables de la administración sobre el proceso administrativo de planeación y control de las operaciones. Este apartado se enfoca a los lineamientos más sobresalientes que debe considerar el auditor al efectuar una evaluación de los sistemas de información con los que cuenta una entidad, a fin de proponer sugerencias para mejorar la calidad y utilidad de los informes que se obtienen.
Se trata de evaluar las características principales de los sistemas administrativos de información, independientemente de cuáles sean los medios que se utilicen para procesar los datos ya sea electrónico, electromecánico o manual.
Los sistemas de información administrativa cubren las áreas de planeación, de operación, de control, de evaluación y en general de comunicación.
Para este fin se incluyen los principales conceptos que están asociados con las diferentes áreas del control de las operaciones en las empresas.

 Conceptos y alcance de los sistemas administrativos de información:

Se entiende por sistema administrativo de información al conjunto de procedimientos que se utilizan para registrar, clasificar y resumir los datos generados en las operaciones de las empresas o entidades, con el fin de obtener información sobre el resultado de la ejecución de estas operaciones.
La calidad de los sistemas administrativos de información radica en la exactitud durante el proceso y en la obtención de información sobre las diferentes operaciones. Es decir:
 Oportunidad con que se logra el proceso de los datos.
 El enfoque de la información, atendiendo las necesidades del usuario final.
 Confiabilidad en los diferentes reportes que se obtienen de los sistemas administrativos de información.

Los tipos de sistemas administrativos son muy variados y dependen del enfoque final de la información que generan:

a) Sistemas de proceso de transacciones cuyas características radican en procesar operaciones en volumen y que de los archivos del sistema, desde los manuales hasta los computarizados, es posible obtener información con un alto grado de detalle, así como información resumida. Como ejemplo de sistemas de proceso de transacciones están las cuentas por cobrar, control sobre las cuentas por pagar, control de las existencias y valuación de inventarios, etc.
b) Sistemas de información para la gerencia y sistemas de respaldo en, las decisiones. Estos sistemas están encaminados a proporcionar información dirigida a los más altos niveles de la organización. Consisten en concentrar, comparar y analizar datos obtenidos de los sistemas de proceso de transacciones, con objeto de apoyar el proceso de toma de decisiones de los administradores y ejecutivos.

Las características de estos dos sistemas es que están orientados a proporcionar información sobre la problemática de la alta dirección y se complementan con el uso de modelos de simulación o de técnicas avanzadas y así acceder a los datos en detalle e incrementar la calidad y velocidad de las funciones de consulta.
La diferencia entre los dos tipos de sistemas indicados, radica en que el primero se orienta al proceso de una transacción especifica, la cual es validada y almacenada para posteriormente emitir información para los niveles operativos de la empresa; el segundo sistema está orientado a los principales directivos y puede adaptarse al estilo del proceso de toma de decisiones importantes.
Los sistemas de proceso de transacciones tratan solamente al proceso de la operación sin tomar en cuenta las otras áreas de la empresa, en cambio, los sistemas de información gerencial o de respaldo en la toma de decisiones, consideran los datos de varios sistemas en las funciones de la empresa como un todo.
Para lograr que la información de cualquier sistema tenga la calidad requerida por los usuarios se pueden considerar las siguientes técnicas de aplicación general:
a) Comparar la información. Es importante la comparación de la información con las operaciones o periodos que la empresa llevo a cabo con anterioridad y con medidas estándar de eficiencia obtenidas en el proceso de planeación. También, se pueden realizar comparaciones con datos externos a la compañía como por ejemplo: razones e índices financieros de la industria a la que pertenece la empresa, estadísticas de ventas y penetración de mercado u otros datos que pueden estar disponibles en cámaras de comercio o industria, secretarias de estado, bancos de información, etc.
b) Detectar la información relevante. La información debe ser relevante en los aspectos principales que afectan la operación del negocio. Sobre esta base existen varias técnicas que ayudan a la presentación de la información para quesea relevante, como por ejemplo: utilizar cifras en miles, millones, etc., concentrar datos de diferentes fuentes de información y compararlos, producir información por las excepciones sustanciales a las políticas establecidas, etc.
c) Analizar e interpretar la información. Principalmente en los informes que serán utilizados por los ejecutivos de más alto nivel, es recomendable que la información se presente resumida y analizada con objeto de hacer más eficiente el tiempo que el ejecutivo dedica a la lectura del informe. Este análisis debe incluir la explicación de las variaciones obtenidas en la comparación de la información, según se sugirió en el inciso anterior. Objetivos de la Auditoria operacional de los sistemas administrativos de información Los objetivos de la auditoria operacional de los sistemas administrativos de información son los siguientes:
d) Evaluar el contenido y la presentación de los informes que se distribuyen a los diferentes usuarios en todos los niveles de la organización.
e) Proponer planes de acción específicos para mejorar la calidad de la información que se obtiene a todos los niveles de la organización.
f) Recomendar la obtención de reportes adicionales para cubrir las carencias de información importante para la administración de la entidad económica, así como el medio más apropiado para lograrlo.
g) Estudiar la relación costo-beneficio que representa para la empresa el proceso de los datos y la obtención de reportes, con el fin de proponer medidas tendientes a lograr que esta relación sea favorable y que el costo se mantenga en niveles aceptados.

Metodología especifica:

La auditoria operacional de los sistemas administrativos de información se lleva a cabo de conformidad con la metodología establecida en forma genérica, no obstante, en este apartado se comentan los aspectos particulares aplicables al examen de los sistemas administrativos de información.
La metodología general para llevar a cabo una auditoria operacional, debe considerar que los procedimientos se determinan fundamentalmente por los objetivos y circunstancias particulares de la empresa o entidad y por el criterio de la persona encargada de realizar la auditoria.
De igual forma, cuando se examinan sistemas administrativos de información, el trabajo puede incluir todos los informes que sirven a todos los departamentos, oficinas, secciones o departamentos de la empresa que intervienen en la operación cotidiana, o bien, determinar un alcance reducido para el trabajo si las circunstancias así lo ameritan, en cuyo caso este será el universo para la realización de la auditoria.

 Familiarización:

Además de considerar la familiarización de índole general, resulta indispensable conocer la estructura organizacional de operación y los sistemas que la organización tiene instalados para obtener información.
Es relevante determinar el enfoque de los diferentes sistemas de información, sus objetivos, las políticas que son aplicables a estos sistemas y los medios para el procesamiento de transacciones que se utilizan en la empresa o entidad.
Además es necesario un conocimiento profundo de las actividades que se realizan, los procedimientos de planeación y ejecución de los trabajos, el estilo gerencia en práctica y en general todos aquellos datos que afectan la operación.
Para finalizarse con las operaciones, es recomendable visitar las instalaciones y realizar una investigación inicial, según se explica a continuación.

 Visita a las instalaciones
Es conveniente al visitar las instalaciones, considerar la ubicación física de las distintas oficinas y departamentos. Este aspecto será principalmente importante al analizar la distribución de los diferentes informes que se producen en la empresa, particularmente cuando son consultados a través de unidades electrónicas de consulta.
El objetivo principal de las visitas a las instalaciones es el de obtener un conocimiento detallado de la forma de operación de la entidad e involucrarse a un mas con sus políticas, administración y procedimientos de control.
Se debe considerar que el óptimo entendimiento de la organización, ayuda a enfocar mejor las recomendaciones que resulten del análisis que se realice de la situación de los sistemas administrativos de información.

 Investigación inicial
Conviene determinar en la investigación preliminar, cómo se lleva a cabo el manejo de las operaciones, con objeto de identificar el grado de detalle y la calidad de los procedimientos que se utilizan para pronosticar los resultados y la situación financiera a futuro.
También hay que considerar durante esta etapa inicial, la obtención de información sobre las características de la administración del negocio, la calidad del control interno establecido y la rigidez y elasticidad de los métodos y procedimientos que se utilizan.

De igual manera se deberá obtener información general sobre la calidad de la información.
Por lo cual, los siguientes pasos de la metodología se enfocan en forma directa a los problemas que afectan la calidad de la información que se procesa.

 Investigación y análisis
En esta etapa la investigación y análisis tienen relevancia, por la obtención de la información que se genera en el proceso de planeación estratégica, en la implementación detallada de las operaciones y en el control de las actividades, así como el evaluar en forma detallada la calidad del proceso de planeación y la disponibilidad que tiene la empresa de tener acceso a cifras sobre la industria o el mercado en el cual participa.
Facilitará el análisis el obtener un ejemplar de cada uno de los informes que se proceden para incluirlo en los papeles de trabajo.
Al examinar cada uno de los informes que se producen, se deben evaluar de manera rápida los métodos de recolección de información fuente y el cálculo de resultados que sirvieron de base para su elaboración, de tal forma que se cuente con un respaldo objetivo acerca los datos contenidos en dicho informe.
Se recomienda para documentar los ejemplos de informes recopilados, diseñar un papel de trabajo, el cual puede denominarse Inventario de Informes y que incluya como mínimo la siguiente información para cada uno de esos informes:
 Nombre del informe
 Objetivo que se persigue con la obtención del informe
 Utilización del informe
 Breve explicación del contenido
 Frecuencia de preparación
 Persona responsable de su elaboración
 Distribución del informe mencionando indicando los diferentes puestos que reciben copia
 Medio que se utiliza para su obtención
 Formatos del informe, o sea si es preimpreso o no, y en su caso la existencia de formas impresas.

La práctica generalizada de utilizar formatos preimpresos para ciertos informes rutinarios, facilita su elaboración y en ciertos casos, mejora la presentación del mismo.
Esto es de gran utilidad para los organismos que la utilizan y es aplicable tanto para los sistemas de proceso de transacción como para sistemas de información gerencial.
En la etapa de análisis es recomendable que se considere esta posibilidad ya que puede redundar en sugerencias posteriores.
Después de haber investigado en detalle la situación de los sistemas de información, de haber documentado y conformado los papeles de trabajo, es necesario proceder al análisis de la información recolectada y se recomienda Evaluar:
a) detalladamente la calidad de la información
b) la presentación que utiliza para los informes y la información escrita o visual
c) la calidad de las bases de comparación que se utiliza para medir los resultados de operación de la empresa.
d) en forma preliminar y general la carga de trabajo del personal y de los directivos que reciben los informes, considerando el tiempo de consulta y otros recursos con que cuenta para analizarlos.
e) si el grado de detalle incluido en los informes es suficiente para poder tomar una decisión o acción con respecto a su contenido.
f) el costo de la información y evaluar en un análisis de la relación costo / beneficio, si los resultados son favorables para la empresa que obtiene dicha información.
g) la facilidad para recuperar o reconstruir los chivos que son base de la información.
h) si los medios que se utilizan para almacenar los reportes que se producen cumplen adecuadamente con su fin y si se cumple con los requerimientos legales de conservación de datos fuente.
i) si la distribución que se realiza de los diferentes reportes que se emiten es la adecuada o bien si existe otro tipo de personal que también debe de estar asociado con la información que se maneja.
j) las inquietudes de cambio que el personal y los directivos tienen respecto de los informes que se están obteniendo.
k) si existen requerimientos de información adicional que deba incluirse en los sistemas, con objeto de recomendar el camino para obtenerla.

El auditor operacional de sistemas administrativos de información desarrolla su creatividad durante la etapa de análisis de la información recopilada y por lo tanto es en la que deberán dedicarse los recursos del grupo de trabajo con mayor capacidad y experiencia para obtener recomendaciones realmente útiles para la empresa.
Se deberán elaborar papeles de trabajo para documentar los resultados del análisis realizado, a los cuales se les puede nombrar “inventario de puntos deficientes en la revisión”, donde se anotarán todas aquellas inquietudes y observaciones que fueron determinadas durante el curso del trabajo y que servirán de base para llevar a cabo el diagnostico de la situación detectada.

 Las entrevistas:
Es importante entrevistar a los usuarios, con el fin de obtener sus comentarios e impresiones sobre la calidad, oportunidad, utilidad y veracidad de los informes que se evalúan.
Por lo que determinar las necesidades de información del personal de la empresa y documentarlas en forma detallada en los papeles de trabajo, servirá de base para completar el diagnostico realizado.

• Diagnóstico.
El auditor operacional tendrá que asegurarse de la validez de los puntos detectados en el análisis y su efecto respecto de los objetivos de la empresa.
Es relevante asegurarse del correcto enfoque de sus recomendaciones, las cuales deberán de ser prácticas y realistas.
Deberá definirse un plan de acción para efectuar la implementación de las mejoras que se hayan propuesto.
Dicho plan se definirá en tal forma que al momento de presentarlo a la alta dirección indique claramente el camino que el auditor operacional propone para solucionar los problemas que han sido detectados, no en forma aislada, sino agrupados en forma ordenada, y así proponer una solución integral al problema de información.
Deberán definirse cuando se elabore el plan de acción, los recursos que son necesarios para ponerlo en ejecución.
De igual manera deberá obtenerse el costo que tendrá la implementación del plan, con el fin de estar preparado para apoyar y respaldar la recomendación. Además es importante realizar un análisis de la relación costo-beneficio, que representa la implementación de las recomendaciones propuestas como resultado del análisis realizado de la situación de los sistemas administrativos de información, ya que de este análisis se desprenderá el principal respaldo al plan de acción que el auditor operacional proponga.
Dicho análisis del costo-beneficio deberá incluir todos los aspectos tangibles (costos y beneficios que pueden medirse en unidades monetarios) como los intangibles (circunstancias que tienen efecto en los costos y beneficios pero no son valorables).
El resultado del diagnostico deberá de ser un plan de acción para mejorar la situación actual, incluyendo un análisis detallado de la relación costo-beneficio, de la implementación de los sistemas modificados y de los adicionales. Hecho lo anterior se podrá elaborar el informe final.














Preguntas de Reflexión
Tercera Unidad


1. ¿Cuál es la finalidad de detectar deficiencias en la organización?
2. ¿Cuál es la necesidad de hacer un diagnostico de las áreas Deficientes?
3. ¿En que afectan las deficiencias a la organización? 
Esquema Resumen
Tercera Unidad




















Actividades de Trabajo
Tercera Unidad

• Elabore un cuadro sinóptico que incluya el contenido de los temas tratados en esta unidad.
• Elaborar un portafolio que incluya una sintesis de cada tema, las respuestas a las preguntas de reflexión y las preguntas de autoevaluación.

























Cuestionario de Autoevaluación
Tercera Unidad


1. La finalidad de la Auditoría Operacional es:
a. Agregar confiabilidad sobre la información financiera a través del dictamen.
b. Aumentar eficiencia para lo cual se dan recomendaciones que tiendan a
incrementar los ingresos, reducir costos y simplificar operaciones
c. Considerar que la información financiera es razonable debido a que las
operaciones también son razonables.
d. Emitir un dictamen sobre eficiencia de las operaciones.
e. Ninguno de los anteriores.

2. Evaluar qué tan efectivos son los procedimientos que utiliza un organización para obtener bienes y servicio a un costo final más bajo. Este objetivo es de la función:
a. Producción.
b. Ventas.
c. Compras.
d. Finanzas.
e. Ninguna de las anteriores

3. ¿Que permite que exista mayor claridad en la determinación del trabajo del auditor?
4. ¿Qué actividades comprende la operación de ventas?
5. ¿Cuales son las actividades básicas que integran la operación de cobranzas?
6. ¿ Cual es la importancia de la Administración de Recursos Humanos?
7. ¿Qué es un Centro de Proceso Electrónico de Datos?
8. ¿En qué consiste la Administración de Inventarios?
9. ¿Qué se entiende por sistema administrativo de información?
10. ¿Que incluye el análisis del costo-beneficio?
Lecturas Obligatorias
Tercera Unidad



1. Sánchez Curiel Gabriel, Auditoria Operacional El Examen del Flujo de Transacciones, ECASA, México, 3ª. Ed. 2003.

2. Jordi Más / Charles Ramio, La Auditoria Operativa en la Práctica, Ed. Alfaomega Marcombo, 2001

3. Hazas, G. Apuntes de Auditoria: http://www.oocities.org/gehg48/Aef22.html

























CUARTA UNIDAD


4.METODOLOGIA DE LA AUDITORIA OPERACIONAL

Objetivo Particular

Al finalizar la presente unidad, el alumno analizara la metodología de la auditoria operacional.

4.1. METODOLOGIA
Podemos considerar como metodología de la Auditoria Operacional a los diversos aspectos o trabajos de carácter general, que normalmente se efectúan en la auditoria operacional, y que de hecho constituyen las técnicas que emplea el auditor operacional para el mejor desempeño de su trabajo.

Los pasos de esta metodologia son:
1. Familiarización,
2. Visita a las instalaciones,
3. Analisis administrativo,
4. entrevista con involucrados,
5. examen de documentación,
6. Diagnostico preliminar,
7. Selección de operaciones,
8. Ejecución,
9. Recapitulación de hallazgos,
10. Discusiójn con los interesados y
11. Diagnostico e Informe final.

Según el Boletín No. 2 de la Comisión de Auditoria Operacional del Instituto Mexicano de Contadores Públicos, A.C., la Metodología de la auditoria operacional se puede basar en un método científico: Planteamiento del problema, Justificación, Analisis, Investigación, Resultados y Conclusiones.
Es decir que se tiene que tomar en cuenta lo siguiente:
• Consideración de la información preliminar que sugiere el problema (familiarizaron).
• Formulación del problema (panorama general)
• Observación de Hechos pertinentes al problema (recolección de información).
• Uso de conocimientos anteriores (preparación especial y capacidad profesional).
• Formulación de hipótesis (recomendaciones tentativas alternativas).
• Deducción de las implicaciones de la hipótesis (análisis de la investigación).
• Conclusión que confirme o no la hipótesis (afirmación de los hallazgos y presentación del problema a los afectados).

Como puede observarse, el método científico sigue un ordenamiento cronológico de los pasos que en términos muy generales deben seguirse en el desarrollo de la auditoria operacional, al iniciar estos pasos con la obtención del conocimiento de la compañía, continuado con la captación de los problemas existentes en la misma, y por último concluyendo con la elaboración y presentación a la empresa, del informe correspondiente.

A este, respecto la Comisión de Auditoría Operacional del Instituto Mexicano de Contadores Públicos, S.A., expone, que un intento de metodología podía ser el siguiente:

*Familiarizacion
Consiste en el conocimiento inicial, por parte del auditor, de los diversos aspectos de importancia en una empresa (objetivos, políticas, procedimientos, controles, etc.), como base para planear el desarrollo de un trabajo (esta impresión inicial la puede obtener a través de la lectura de las Actas de Asamblea de Accionistas, de las juntas del Consejo de Administración, de Estados Financieros, del Manual de Procedimientos, de alguna revista que publique la empresa, recorriendo sus oficinas, etc.).
*Visita a la planta para apreciar objetivamente y tener un mejor conocimiento de las diversas características de la misma (su personal, naturaleza de las operaciones que efectúa, la forma en que se lleva a cabo la producción y/o almacenamiento de las existencias, tipo de maquinaria que se utiliza, condiciones de seguridad, del equipo y ambiente en general).
*Análisis Financiero y operacional.
Se debe realizar una evaluación de la función financiera, resultados y operaciones de una empresa para obtener un panorama general de la forma en que se ha desarrollado (estudiando su solvencia, estabilidad, productividad, sus índices de rotación de personal, de inventarios, sus cuadros estadísticos, sus gráficas, etc.).
Para tal efecto podrían emplearse los diversos procedimientos de análisis e interpretación de estados Financieros, los Presupuestos, etc... y aplicarlos a la situación actual pasada y de ser posible futura de la empresa tratando de compararla (aunque sea en términos generales), con empresas de su mismo ramo, volumen de operaciones y nivel económico.

*Selección de operaciones a examinar:
La selección de operaciones, como base para la evaluación de las mismas podrá efectuarse tomando en consideración el objetivo concreto de la auditoria (revisión de las operaciones del Departamento de Ventas o Compras, etc.), la relativa importancia y el riesgo probable que representan para la empresa estas mismas. Además de que también sean representativas de la situación sujeta a evaluación y tomar además muy en cuenta, los resultados obtenidos al efectuar los trabajos mencionados en los puntos anteriores.

*Ejecucion:
La ejecución consiste propiamente en la revisión de las operaciones de la empresa (aunque no es el examen documental o la investigación de las mismas con los funcionarios correspondientes, técnicas que se mencionan posteriormente).
Para llevar a cabo la ejecución, podemos utilizar cuestionarios y/o gráficas de operación, estándares de calidad, manuales de operación de la empresa, así como también un programa de trabajo ya definido; también será muy conveniente la elaboración de cédulas o papeles de trabajo que permitan aclarar cualquier consulta sobre el particular, facilita la supervisión correspondiente y constituir también una base para futuras planeaciones, además de ser una evidencia, por si fuera necesario, del trabajo desarrollado.

*Examen de la documentacion:
Con la finalidad de verificar la manera en que se están efectuando las operaciones de la empresa serà conveniente revisar los diversos registros, informes, formatos, archivos, comprobantes, etc. que se utilizan en cada caso.
El examen que realiza el auditor operacional debe hacerlo con una mente abierta para apreciar situaciones que provoquen una ineficiencia y para proponer la recomendación correspondiente. Serà una medida adecuada para que además de pensar como auditor lo haga como hombre de empresa.

*Entrevistas o investigaciones:
Para confirmar las situaciones detectadas en la aplicación de las técnicas antes mencionadas, o bien para ampliar el conocimiento de esas mismas situaciones, es pertinente entrevistar a las personas que efectùan las operaciones, o a los funcionarios que las controlan y/o dirigen.
Ademas resulta útil mantener un contacto frecuente con estos funcionarios, para efectos de exponerles aquellos aspectos en los cuales pueden colaborar, y con ello se facilite la revisión.

*Resumen de las observaciones y comentario inicial con los interesados: Resulta muy ùtil,que de ser posible se vayan elaborando las observaciones y sugerencias correspondientes, en la medida en que se vayan detectando, para que resulte mas oportuno efectuar su soluciòn.
A este respecto, antes de enviar por escrito a la empresa estas observaciones, es recomendable comentarlas con el personal que interviene en la operaciones, con los funcionarios menores, con objeto de confirmar nuestras apreciaciones y ver la posibilidad de implantar nuestras sugerencias o inclusive escuchar y tomar en cuenta los puntos de vista de estos funcionarios.
Al efectuarse estos comentarios, resulta adecuado enfatizar el aspecto constructivo de las sugerencias, con objeto de evitar cualquier mala interpretación o desconfianza sobre el propósito de nuestra intervención.

*Diagnostico o informe de la auditoria:
El diagnostico o informe constituye el producto terminado de la auditoria, es la forma de dar a conocer tanto al hombre de empresa como a los funcionarios y encargados de los departamentos operativos que se vean afectados, de todos los hechos o circunstancias importantes observadas en la revisión, así como también de exponerles las sugerencias de carácter general que permitan mejorar el desempeño de las mismas.

Al informe de auditoria operacional también se le nombra Diagnostico, por ser esta su verdadera esencia, es decir, la de una apreciación sobre la eficacia con que se realizan las operaciones de la empresa.
Debe adjuntarsele las recomendaciones que se consideren necesarias al caso, pero sin constituir una opinión tipo dictamen de estados financieros, y en igual forma las sugerencias tampoco son de carácter especifico, como por ejemplo, en la consultoría en administración en la que se puede considerar como una opinión autorizada, sino mas bien son recomendaciones generales para los problemas detectados.

4.2 Impacto en los estados financieros del negocio.

Desde fines de los años setenta, algunos contadores públicos han venido
realizando trabajos de examen administrativo, cuyo propósito es promover la
eficiencia de las entidades. A este tipo de examen se le ha denominado,
preponderantemente, Auditoria Operacional.
En diciembre de 1972 la Comisión de Auditoría Operacional emitió su
primer boletín, con el propósito de identificar el trabajo de auditoría Operacional
realizado por el Contador Público, independiente o no, y con la intención de lograr
unificar criterios sobre el tema.
Desde entonces se reconoció que este tipo de trabajo, dada su naturaleza
que implica un alto contenido de creatividad, está sujeto a una dinámica que
implica que su conceptualización y metodología fueren afinándose a base de
aproximaciones sucesivas.
La Comisión de Auditoría Operacional del IMCP, considera que la auditoria operacional debe proponer recomendaciones específicas (en los casos que se tengan elementos para ello) y que de no ser así, pudieran tener un carácter general; pero en todos los casos deben presentarse sugerencias para mejorar la eficiencia.
En nuestro medio la tendencia es que la administración requiere no
sólo se le presenten los hechos comparados contra estándares, sino que exigen
del auditor la presentación de recomendaciones. Así, el servicio de auditoria
operacional es más útil y más acorde a nuestra realidad.

4.3 Importancia de aplicar la Auditoria Operacional.

La evaluación integral por parte del auditor operacional sobre el desempeño organizacional a través de la ejecución de sus actividades y su involucramiento en los distintos procesos y propósitos es importante pues permite establecer en qué grado se han alcanzado los objetivos. Además se valora la capacidad de la práctica administrativa. Haciendo que cada auditoria deba realizarse de forma distinta.
Al aplicar una auditoria operacional se señalan las fallas y los problemas, presentando sugerencias y soluciones, apoyando al personal de la empresa en el desempeño de sus actividades. Para ello la Auditoria les proporciona análisis, evaluaciones, recomendaciones, asesoría e información concerniente a esas actividades revisadas.
La auditoria operativa debe aplicarse en cada área y departamentos de la empresa, sin importar su tamaño, de sus productos, y de sus objetivos, aun en las pequeñas empresas en donde muchas veces se llega a considerar equivocadamente que no es necesaria.
Su aplicación debe ser integral secuencial y concatenada, con el objeto de lograr la eficiencia en toda su dimensión.
Entendiéndose el objetivo de la auditoria operacional y teniendo el entrenamiento técnico y la capacidad profesional adecuada además de lo necesario para ejercerla como independencia mental y el cuidado y diligencia profesional, es como se comprende la importancia de su aplicación y de los resultados orientados a incrementar eficiencia en los controles operacionales y en la realización misma de las operaciones.
La auditoria operacional debe sistematizar todos los procedimientos y técnicas en cada uno de los pasos de la revisión.
La auditoria operacional no es privativa del contador público, ni tiene que ser desarrollada por un profesional independiente. Sin embargo es necesario que se ajuste a las normas generales de Auditoria y mantener una actitud objetiva. Esto evitará influencias o presiones por parte de las personas a quién se va a informar o de las personas que tienen a su cargo las operaciones,
Debe insistirse en la necesidad de una libertad mental, conocimiento y experiencia adecuados por parte del auditor, a fin de que esté en posibilidades de llevar a cabo auditorias operacionales
Del mismo modo, como cualquier otro trabajo profesional, cuando se delega una parte de su ejecución a colaboradores, el auditor tiene la obligación de cerciorarse de su capacidad y experiencia, y debe efectuar una adecuada planeación y supervisión de los trabajos encomendados.
Otro requisito, es que el auditor deberá obtener evidencia suficiente y competente que respalde las opiniones o sugerencias que contenga su informe, debiendo quedar en los papeles de trabajo del auditor operativo.

Las actividades que realiza una empresa deben considerarse de manera concatenada e integral, independientemente de que en la mayoría de los casos la ejecución de una operación en particular esté asignada a varios departamentos, oficinas, secciones o dependencias.
La investigación deberá determinar si el personal responsable de la operación es apto para ejecutar las operaciones.
La familiarización, investigación y análisis, y el diagnóstico, tienen un carácter general y deberán adecuarse a las situaciones específicas que se encuentren en el desarrollo de la auditoria.
Por lo tanto la finalidad de la auditoria operacional es analizar la información y examinar la documentación relativa para evaluar la eficiencia y la efectividad de la operación en cuestión. Es en esta fase, donde se aplican pruebas de detalle de muy diversa índole, utilizando siempre pruebas selectivas a juicio del auditor, así como también los procedimientos y técnicas de Auditoria.

4.4 Estrategias para la aplicación de Auditoria.

Las estrategias para la aplicación de una auditoria operacional se basan
en el estudio y evaluación del control interno.
Como se ha mencionado el control interno son todos aquellos lineamientos que se establecen en una empresa para asegurar el logro de sus objetivos por medio de la obtención de información financiera util, oportuna, veraz y confiable que permita tomar las decisiones adecuadas, asi como la eficacia operativa que optimice la ejecución de las actividades en tiempo y forma.
La protección de la inversion o salvaguarda de los activos es el objetivo final del control interno.
Para estudiar y evaluarlo se utilizan cuestionarios, diagramas de flujo y descripciones que muestren el grado de seguridad que tienen las operaciones para lograr los objetivos institucionales.
El resultado de este estudio determina el alcance de auditoria, es decir la profundidad con que el auditor aplicará los procedimientos y técnicas en su revision.
A mayor confianza en el control interno menos alcance de auditoria y a menor confianza mayor sera el alcance de la Auditoria.
4.5 Recursos necesarios para realizar la auditoria
Para llevar a cabo una auditoria operacional se necesita elaborar un programa donde se describan las actividades de auditoría a desarrollar en orden secuencial y cronológico y los recursos necesarios para su realización.
Los recursos se clasifican en humanos, materiales, técnicos, tecnológicos, financieros y económicos.
En cuanto al personal de Auditoria se utilizaran en función de su experiencia y conocimientos y dependerá del alcance determinado en el estudio y evaluación del control interno.
Los recursos materiales serán los necesarios para elaborar los papeles de trabajo del auditor.
Los recursos técnicos y tecnológicos siempre deberán estar acordes con las circunstancias específicas y los programas y gadgets mas actualizados.















Preguntas de Reflexión
Cuarta Unidad

1. ¿ Cuales serán las Deficiencias mas comunes que se presentan en una organización?
2. ¿Cuál es la Importancia de aplicar una Auditoria Operacional a una Organización?
3. ¿ Siempre sera necesario aplicar la metodologia especifica que indican los boletines del IMCP?
 
Esquema Resumen
Cuarta Unidad






















Actividades de Trabajo
Cuarta Unidad


• Elaborar un cuadro sinóptico que incluya el contenido de los temas tratados en esta cuarta unidad.
• Elaborar un portafolio que incluya una sintesis de cada tema, las respuestas a las preguntas de reflexión y las preguntas de autoevaluación.























Cuestionario de Autoevaluación
Cuarta Unidad


1. ¿Cuales son los pasos de la metodología de la auditoria operacional?
2. ¿Por qué la metodolgia de la auditoria operacional se basa en el método científico?
3. ¿En que consiste la familiarización?
4. ¿para que se efectúan las entrevistas?
5. ¿Cuál es la utilidad de hacer un resumen de las observaciones?
6. ¿Por qué se deben comentar con los interesados las observaciones?
7. ¿Qué constituye el Diagnostico de la Auditoria?
8. ¿Por qué es importante aplicar una auditoria operacional?
9. ¿Cuál es la base para diseñar las estrategias de Auditoria?
10. ¿Cuáles son los recursos necesarios para realizar una Auditoria?













Lecturas Obligatorias
Cuarta Unidad




1. Instituto Mexicano de Contadores Públicos Auditoria Operacional México, 2002

2. Olivar Ayala Ana Delmy Arias de Álvarez Ana Luz, Diseño de un Sistema Automatizado de Auditoria Operacional administrativa UFG, 2003

3. Instituto Mexicano de Contadores Públicos A.C Ed. Equus Impresores, S.A. de C.V. 1ª Edición. Esquema básico de la auditoria operacional. Metodología de la auditoria operacional, 2002.

4. Hazas, G. Apuntes de auditoría: http://www.oocities.org/gehg48/AAant.html



















QUINTA UNIDAD


APLICACIONES

Objetivo Particular

Al finalizar la presente unidad, el alumno aplicarara las reglas para la Elaboración del programa de Auditoria Operacional, considerando los Alcances de la Auditoria, la recopilación de evidencias y la entrega del informe de auditoria Operacional.

5.1 Elaboración del programa de Auditoria Operacional.

Desde fines de los años setenta, algunos auditores han venido realizando trabajos de examen administrativo, cuyo propósito es promover la eficiencia de las entidades. A este tipo de examen se le ha denominado, preponderantemente, Auditoria Operacional. En diciembre de 1972 la Comisión de Auditoría Operacional emitió su primer boletín, con el propósito de identificar el trabajo de auditoría Operacional con la intención de lograr unificar criterios sobre el tema. Desde entonces se reconoció que este tipo de trabajo, dada su naturaleza que implica un alto contenido de creatividad, está sujeto a una dinámica que implica que su conceptualización y metodología fueren afinándose a base de aproximaciones sucesivas.
Por auditoria operacional debe entenderse: el servicio que presta el auditor cuando examina la entidad bajo un enfoque administrativo. Por lo que el objetivo de la auditoria operacional se cumple al presentar recomendaciones que tiendan a incrementar la eficiencia en las entidades a que se practique.
Existen tres niveles en que el auditor puede participar de apoyo en las entidades:
Primero. En la emisión de opiniones sobre el estado actual de lo examinado. (Diagnóstico de obstáculos).
Segundo. En la participación para la creación o diseño de sistemas, procedimientos, etc., interviniendo en su formación.
Tercero.En la implantación de los cambios e innovaciones. (Implantación de sistemas, etc.)
La auditoria operacional persigue:
• detectar problemas y proporcionar bases para solucionarlos;
• prever obstáculos a la eficiencia;
• Presentar recomendaciones para simplificar el trabajo e
• informar sobre obstáculos al cumplimiento de planes y todas aquellas cuestiones que se mantengan dentro del primer nivel de apoyo a la administración de las entidades, en la consecución de la óptima productividad.
En la práctica de una auditoria operacional, el auditor se circunscribirá al primer nivel de apoyo, ya que su participación en las demás niveles queda nula de la práctica de auditoría operacional. Los niveles segundo y tercero quedan enmarcados dentro de lo que se conoce como trabajos de reorganización, desarrollo de sistemas y consultoría administrativa.
El auditor operacional, al revisar las funciones de una entidad: investiga, analiza y evalúa los hechos, es decir, diagnóstica obstáculos de la infraestructura administrativa que los respalda y presenta recomendaciones que tiendan a eliminarlos. El auditor operacional hace las veces del médico general, que diagnóstica las fallas (enfermedades) dando pie a la participación del especialista, el que promoverá las soluciones concretas. Esto último corresponde a los niveles de apoyo segundo y tercero mencionados anteriormente.

5.2 Alcances de la Auditoria Operacional
Alcance.- En este apartado se señalan aquellas actividades que delimitan la práctica de la auditoria operacional, que la identifican claramente y que la equiparán o distinguen de otros trabajos. Algunos autores firman que la auditoria operacional no debe presentar recomendaciones, que sólo debe conjuntar hechos, ayudar a la administración a evaluar desempeños y determinar qué tipos de investigaciones adicionales deben hacerse para lograr avances. El diseño de las recomendaciones es, en opinión de tales autores, responsabilidad de los encargados de áreas o especialistas en las actividades sometidas a evaluación.

La Comisión de Auditoría Operacional del IMCP, ha mantenido siempre un criterio uniforme sobre particular, considerando que la auditoria operacional debe proponer recomendaciones específicas (en los casos que se tengan elementos para ello) y que de no ser así, pudieran tener un carácter general; pero en todos los casos deben presentarse sugerencias para mejorar la eficiencia. De esta manera, el servicio se vería restringido, pues sin presentar recomendaciones, en lo general esto sería requerido por grandes entidades que tienen el potencial suficiente y los especialistas necesarios para encontrar las soluciones. En nuestro medio la tendencia es que la administración requiere no sólo se le presenten los hechos comparados contra estándares, sino que exigen del auditor la presentación de recomendaciones. Así, el servicio de auditoría operacional es más útil y más acorde a nuestra realidad.
En relación con los elementos del proceso administrativos que deben ser tomados en cuenta en un examen de auditoría operacional, la revisión debe ser integral, abarcando todos los pasos de dicho proceso (planeación, organización, dirección y control) y no solo debe restringirse al control.


5.3 Inicio de la Auditoria Operacional.
La auditoria operacional puede realizarse en cualquier época y con cualquier frecuencia; lo recomendable es que se practique periódicamente, a fin de que rinda sus mejores frutos.
Así, puede prepararse un programa cíclico de revisiones en el cual un área sea revisada cuando menos cada dos años, manteniéndose un examen permanente de aquellas operaciones que requieran especial atención del monto de recursos invertidos en ellas o por su criticidad.
Aplicación de la Auditoria Operacional.- Aunque no pueden establecer reglas fijas que determinen cuando debe practicarse la auditoria operacional, si se pueden mencionar aquellas que habitualmente los administradores de entidades, los auditores internos y los consultores, han determinado como más frecuentes:
1. Para aportar recomendaciones que resuelven un problema conocido.
2. Cuando se tienen indicadores de ineficiencia pero se desconocen las razones, y
3. Para contar con un respaldo para la prevención de ineficiencias o para el sano crecimiento de las entidades.

5.4 Recopilación de evidencias.
Al area de Compras:
Estos son algunos aspectos concretos sobre los que puede informarse:
♦ Inexistencia de políticas u objetivos para la operación o falta de vigilancia sobre las mismas.
♦ Uso adecuado de presupuestos establecidos como base de control para la operación de compras.
♦ Falta de coordinación con departamentos directamente relacionados con la operación de compras.
♦ Falta de definición de líneas de autoridad o fallas en la organización del personal que atiende las compras.
♦ Desconocimiento de los proveedores o fabricantes de los artículos que se compren.
♦ Ausencia de registros para control de las alternativas de abastecimiento de algún artículo (archivos de proveedores).
♦ Inadecuado control de personal de compras.

Al area de Ventas:
• Ejemplos de lo que se debe incluir:
Empresa Centroamericana, S.A.
Auditoria Operacional Area De Ventas
Cedula De Evaluacion De Control Interno

1 Existen políticas y procedimientos escritos para las ventas.
2 Se han establecido proyecciones, presupuestos, cuotas individuales y otros controles.
3 Se informa regularmente a la dirección del rendimiento real de las ventas comparando con el proyectado,
4 Está disponible una lista de precios.
5 Aprueban los ejecutivos responsables cualquier cambio en los precios establecidos.
6 Aprueba el departamento de crédito todos los pedidos
7 Es el departamento de crédito independiente del de ventas.
8 Son todos los pedidos enviados fuera de la empresa, ya sea por ventas regulares, devoluciones u otras partidas, verificados a través del Departamento de envió designado por ello.
9 Se efectúan todos los envíos por medio de albaranes de envíos prenumerados secuencialmente.
10 Están todos los envíos contabilizados a través de facturas de ventas, cargos de proveedores, pedidos de compra de reparaciones y otros Documentos.
11 Están las facturas de venta numeradas, secuencialmente y se contabilizan todos los números.
12 Se verifican periódicamente los precios, condiciones, operaciones aritméticas y registro de las facturas.
13 Se verifica el total de las ventas cotejándolas con los análisis de ventas por producto.
14 Se preparan albaranes de entrada por las devoluciones de mercancías.
15 Existe un procedimiento escrito para devoluciones.
16 Se controlan apropiadamente los memorándums de crédito emitidos
17 Se controlan adecuadamente las ventas distintas de los productosRegulares.
18 Son las cantidades vendidas cuadradas con los abonos a existencias.
19 Existe un control adecuado sobre las previsiones de transporte.
20 Se contabiliza la cantidad aproximada de desperdicios en los registros de ventas de los mismos.

Empresa Centroamericana, S. A.
Auditoria Operacional Area De Ventas
Cedula De Objetivos Y Procedimientos

1 Las responsabilidades básicas de la Gerencia.
2 Objetivos de la venta del negocio
3 Los planes para cumplir dichos objetivos.
4 Distribución u organización de las responsabilidades de ventas
5 Ejecución de los planes a través de procedimientos efectivos.
6 Revisión de los resultados con el objeto de mejorarlos en el futuro.
• Procedimientos a aplicar:
1 Políticas, manuales de procedimientos o instructivos específicos en las ventas al contado y al crédito, así como relacionadas con el cobro de dichas ventas.
2 Examinar las ventas selectivamente, considerando los precios facturados y descuentos concedidos, contra la lista de precios autorizadas, envíos de mercadería, secuencia numérica de las facturas y probando la exactitud matemática.
3 Que existan facturas preimpresas y prenumeradas para documentar una venta, llevando un control de utilización de las mismas
4 Verificación de facturas anuladas
5 Con base en los registros de despacho y de ventas efectuar selección de despachos y facturación, y obtener los documentos de soporte correspondientes.
6 Que exista una lista autorizada de precios.
7 Para devoluciones y descuentos sobre ventas deben emitirse en los formularios correspondientes y que sean autorizadas por funcionarios responsables
8 Que las ventas de activos fijos y otros deben ser previamente autorizadas
9 Debe realizarse un avaluó para determinar el valor razonable de los activos previo a la autorización de venta.
10 Características de las ventas, mercado en que opera, revisión de los márgenes de utilidad, naturaleza de las mismas.
11 Existe listado de clientes autorizados.
12 Verificar el control de las ventas al crédito,
13 Verificar que las ventas declaradas se encuentren cotejas con el libro de ventas.
14 Existen políticas para el aprovechamiento de descuentos por pronto pago.

• Referente a Cuentas Por Cobrar:
1 Que exista una solicitud de crédito con la información general del cliente.
2 Verificar confirmación de referencias comerciales con empresas o personas individuales.
3 Que se incluyan informes de tipo financieros ejemplo, estados de cuenta.
4 Verificar si cuenta con un sistema que permita llevar el control de los créditos otorgados, cobros realizados y saldo de los clientes, así como un análisis de antigüedad de saldos.
5 Verificar el control de las cuentas por cobrar
6 Verificar la custodia de los documentos por Cobrar

Empresa Centroamericana, S.A.
Cédula Narrativa de Control Interno del Área de Ventas

La principal fuente de Ingresos de Empresa Centroamericana, S.A. lo constituyen sus ventas locales y exportaciones a los países de Centroamérica. Las ventas locales se efectúan al crédito y al contado.
El proceso de la venta local al credito es el siguiente:
1. El cliente hace su pedido a través de los vendedores o bien por teléfono directamente con la secretaria de ventas; de cualquier forma se elabora el pedido en un formato no preimpresos ni prenumerados por la secretaria de ventas, lo revisa el Contador General y lo autoriza el Gerente de Ventas. El pedido no lo firma el cliente en señal de aceptación.
2. El pedido ya autorizado se traslada al departamento de facturación en donde se elabora la factura por el sistema computarizado, distribuyendo la misma de la siguiente forma:
a) Original para el cliente
b) Duplicado para contabilidad
c) Triplicado departamento de crédito y cobranzas
d) Cuadruplicado para archivo del departamento de facturación
e) Quintuplicado bodega de sala de ventas
Todas las facturas son revisadas por el Contador General; sin embargo, no se trasladan a la Gerencia de ventas para su autorización. Al elaborar la factura por el sistema computarizado automáticamente actualiza el estado de cuenta del cliente y descarga el Inventario de productos terminados.
3. El plazo de crédito autorizado por la gerencia de ventas es de 15, 30, 45 y 60 días.
4. Los montos máximos de créditos aprobados son hasta $1,000,000.00 para clientes importantes.
5. La factura ya revisada se traslada a la bodega de productos terminados de la sala de ventas, para el Despacho correspondiente por parte del encargado de la bodega, a quien le queda la copia quintuplicada de la factura para el archivo correspondiente. No se elaboran despachos de bodega en formatos preimpresos ni prenumerados.
6. La mercadería ya despachada se le entrega al cliente ya sea en las instalaciones de la sala de ventas o bien se le transporta con los vehículos de la Empresa hasta el lugar de destino del cliente. En todo el caso el cliente firma la original y copia triplicada de la factura como evidencia de haber recibido la mercadería conforme.
7 Al vencimiento de la factura, la persona encargada del departamento de créditos y cobranzas llama telefónicamente al cliente y confirma si existe chequea favor de la Empresa; si la respuesta es positiva elabora el recibo de caja correspondiente en formatos preimpresos y prenumerados, enviándolos con el mensajero cobrador, quien al recibir los cheques los deposita inmediatamente en el Banco a favor de la empresa, elaborando él mismo la boleta de depósito.
Cuando el cliente cancela se le entrega su factura original.
La persona encargada de créditos y cobranzas elabora diariamente un reporte de Ingresos de efectivo, depósitos y disponibilidades en Bancos, el cual es revisado por el Contador General.

El Proceso Para Las Ventas Al Contado inicia cuando el cliente visita personalmente la sala de ventas, selecciona su mercancía y luego se factura, Se cobra, Se despacha. El cliente lleva su mercadería.
Estas actividades las efectúan las mismas personas y bajo los mismos procedimientos que las ventas al crédito, con la variante que el cobro se da en el mismo momento y se deposita al Banco el mismo día o días siguientes de recibido el efectivo.
Procedimiento Para Las Exportaciones A Los Paises Del Area Centroamericana:
1) Dentro de la estructura del Departamento de ventas existe una persona encargada de las exportaciones, quien recibe el pedido de los clientes de la siguiente forma:
a. Telefónicamente
b. Vía fax. Visitas personales de los clientes No se elabora el pedido en formatos preimpresos ni prenumerados.
2) La persona encargada de las exportaciones aplica todo el procedimiento legal para tramitar dichas exportaciones de la siguiente manera:
a) Se llena un formulario para solicitud de la Licencia de Exportación.
b) Se adjunta fotocopia de la factura original (la facturación es en dólares de los Estados Unidos de Norteamérica).
c) Toda la documentación mencionada anteriormente se lleva a la ventanilla única de la Gremial de Exportaciones y aquí autorizan la licencia de exportación.
3) Ya autorizada la Licencia de Exportación se procede a efectuar el despacho de la mercadería, llenando el contenedor el cual es transportado por una compañía de transporte hasta su lugar de destino.
4) El plazo de crédito para las exportaciones es de 30 y 45 días y los montos máximos de créditos autorizados por la Gerencia de ventas es de hasta $1,200,000.00 , para clientes importantes.
5 Los clientes cancelan las facturas en dólares al vencimiento del plazo de crédito, quienes hacen llegar un giro a la Empresa por medio de un correo privado. Al recibir el giro se elabora el recibo de caja correspondiente. Los giros se depositan al Banco inmediatamente después de recibirlos al tipo de cambio vigente en la fecha del depósito, registrando el diferencial cambiario en los resultados del ejercicio.
6 Todos los cobros del exterior se incluyen en el reporte diario de ingresos de efectivo, depósitos y disponibilidades en Bancos.
7 Los descuentos especiales por pronto pago son autorizados por la Gerencia de ventas.
Aspectos Generales Mensualmente la Gerencia de Ventas elabora los siguientes reportes y análisis:
1. Reporte mensual de ventas
2. Estadísticas de ventas
3. Comparación del presupuesto de ventas con lo realizado y análisis devariaciones.
4. Análisis de morosidad y ajuste mensual de la estimación para cuentasincobrables.
5. Comparación de las ventas mensuales y acumuladas del año corriente con las ventas de años anteriores.
6. Reporte y análisis de las cuentas por cobrar a clientes locales y del exterior mediante un balance por antigüedad de saldos.
7. Estadísticas de cobros Fortalezas
- Existen formas preimpresos y prenumerados y se emiten en orden correlativo.
- Existen procedimientos de revisiones y autorizaciones.
- Se elaboran reportes diarios de ingresos de efectivo a caja, depósitos y disponibilidades en Bancos.
- La Gerencia de Ventas elabora mensualmente reportes y análisis relacionados con el ciclo de ingresos.

Deficiencias:
- No existe formatos preimpresos ni prenumerados de pedidos del cliente, sino se elaboran en una hoja simple.
- El pedido no lo firma el cliente en señal de aceptación.
- No existen ni se elaboran despachos de bodega en formatos preimpresos ni prenumerados; por lo tanto, no queda evidencia de la firma del encargado de la bodega de la Empresa, ni del transportista, de entregada y recibida la mercadería respectivamente; adicionalmente, no queda evidencia de control del despacho, es decir, si la mercadería es contada, pesada y revisada antes de salir de las instalaciones (bodega, garita) y si el cliente recibió la mercadería conforme, sino únicamente el cliente firma de recibida la factura original si la venta es a crédito.
- Las facturas a crédito no las autoriza la gerencia de ventas.
- Para las exportaciones no existe supervisión de que la mercadería transportada por el transportista lleguen intactos a su lugar de destino, ni se pone un marchamo de seguridad al contenedor.
- No existen procedimientos mínimos de control para las exportaciones de mercadería, existiendo el riesgo de que se esté despachando producto de más delo solicitado por el cliente, sin que esto se detecte, debido a que no se pesa el producto en las instalaciones de la Empresa.
Conclusión: con base en la revisión efectuada en la que se aplicaron Normas y Procedimientos de Auditoria Generalmente Aceptados y los que consideren necesarios en las circunstancias, se concluye que la Auditoria en el Área de Ventas es razonable; Excepto por las deficiencias mencionadas anteriormente.

Al Area de Cobranzas:
Los elementos básicos que debe contener el informe de la auditoría operacional de cobranzas son:
Establecimiento de objetivos y políticas o medios de control para vigilar su observancia o hacer sugerencias sobre los establecidos.
Modificaciones a la estructura de organización de departamentos involucrados en la operación. Pueden hacerse sugerencias para estructurar el departamento de cobranzas por zonas geográficas, por la importancia o magnitud de los clientes, por productos, la inclusión de puestos supervisores, la eliminación de niveles excesivos, etc.
Establecimiento de presupuestos, sugerencias a los métodos de control y en general al sistema de información.
Modificaciones en los sistemas de cobro establecidos, en las políticas de prosecución, en el control de la documentación, en el registro de los datos y en los informes que proporciona. Se puede sugerir por ejemplo, la participación activa de los agentes vendedores en la labor de cobranzas, enfatizar la cobranza por correo, el establecimiento de un sistema de prosecución, etc.
Comentarios sobre los equipos utilizados y posibilidades de mecanización. Incluye desde archivos hasta la elaboración de correspondencia y sistematización parcial o total de la operación.
Sugerencias para mejorar la motivación del personal.
Pueden proporcionar separa la elaboración de planes de incentivos a cobradores, agentes de ventas y supervisores, y jefes de departamento; pueden referirse también a la participación del personal en la fijación de las metas, la comparación con los resultados reales, el reconocimiento de la labor efectuada y programas de competencia inter-áreas de cobro.
Observaciones para reducir los riesgos de la operación de cobranzas, tales como el afianzamiento de personal, seguro de crédito, rotación de cobradores, arqueos periódicos, confirmación de saldos a clientes, etc.
Recomendaciones de carácter fiscal, vigilancia de los plazos de prescripción de las cuentas incobrables, documentación que ampare la imposibilidad práctica de cobro. etc.
Comentarios sobre estudios a efectuar que aceleren la recuperación de la cartera para mejorar la situación financiera de la empresa.

• Conclusiones
Siendo la actividad de cobranzas, el medio por el cual se recuperan los precios de los productos que fueron brindados al cliente a través del crédito, se requiere por parte de la empresa que incluye esta actividad en sus operaciones, la coordinación de objetivos, políticas y procedimientos, tendientes a lograr la eficiencia de esta operación de recuperación del crédito.
Con lo descrito anteriormente, hacemos mención de la tarea del Auditor en la ejecución de este trabajo, tarea que va dirigida a evaluar los objetivos, políticas y procedimientos antes mencionados, para determinar si estos están siendo efectivos o considerar el mejoramiento a los mismos.
• Recomendaciones
1. El Auditor debe contar con las herramientas necesarias para llevar a cabo la auditoría de esta actividad, con lo cual debe poseer experiencia y conocimiento de la misma, así también contar con las personas idóneas que lo asistiran.
2. Se debe considerar en la realización de la auditoría operacional de cobranzas, el alcance de la misma, la definición de los objetivos, considerando la ubicación que guarda esta operación con los objetivos generales de la empresa, así también considerar la metodología, instrumentos y técnicas que el Auditor dispone en el momento de la ejecución del trabajo.

Al Area de Administración del Personal:

• Diagnostico o informe definitivo
En seguida se incluyen algunos ejemplos de hallazgos y sus interpretaciones que podrían hacerse en el curso de una Auditoría Operacional de la Administración del Personal y servir de base para la elaboración del informe final:
-No se cuenta con un plan que permita pronosticar las necesidades (cantidad y calidad) de personal.
-Durante el año se contrataron, en un lapso de mes y medio, trescientos obreros para iniciar las operaciones de la planta 2, de los cuales ciento ochenta tuvieron que ser despedidos seis meses después por no estar capacitados para desarrollar el trabajo que se les encomendó.
-Los sueldos pagados a los ciento ochenta obreros despedidos durante los seis meses de referencia ascendieron a 100 millones aproximadamente y a 40 millones las prestaciones respectivas, el importe de las indemnizaciones pagados por despido fue de 60 millones aproximadamente.
-La escala de sueldos establecida para remunerar al personal es inadecuada.
-En una muestra seleccionada, de quince de los treinta y dos departamentos con que cuenta la empresa, se encontró desequilibrio en sueldos entre jefe y subordinados en todos los casos, excepto dos. Un ejemplo de ello es el siguiente:


PERSONA PUESTO ANTIGÜEDAD SUELDO MENSUAL
J. Pérez Jefe de Auxiliares 4 años 7,000.00
A. Reyes Auxiliar 3 años 7,000.00
J. Hernández Auxiliar 5 años 8,400.00
F. Rodríguez Auxiliar 4 años 6,000.00

-Existe un grave problema de comunicación entre jefes y subordinados que
hace peligrar la productividad y buena marcha de la empresa.
La recepción de quejas recibidas en los últimos seis meses es como sigue:
 Porcentaje de quejas recibidas Insultos a la gerencia o a supervisores, Sin mencionar motivo 62.0
 Demanda de buen trato por parte de sus Jefes 37.5
 Sugerencias para mejorar la productividad 0.5

-Una encuesta realizada reveló los siguientes asuntos de importancia
El 60% del personal administrativo desconoce lo que la empresa espera de ellos y no saben cuál es el puesto siguiente. El 80% del personal de producción no sabe lo que la empresa espera de ellos.
A la pregunta ¿Cómo califica el trato que le Da a usted su jefe inmediato?
Excelente 1%
Bueno 39%
Pésimo 60%
-Reportan a dos supervisores que en ocasiones Se contradicen 33%
-Desconocen las prestaciones en materia de Seguros y becas que la empresa tiene establecidos Para sus hijos 76%
-La capacitación y desarrollo de la gerencia media, prácticamente no existe
En los últimos tres años los funcionarios medios (subgerentes y supervisores) dedicaron dos días al año, en promedio a actividades de entrenamiento.
En esos mismos tres años se desocuparon ocho puestos de gerencia media que
tardaron en promedio volver a ocuparse un mes y medio, en todos los casos,
personal de fuera de la empresa, por no haberse encontrado a nadie, dentro de la
empresa, suficientemente desarrollado para ocupar el puesto.
-No se cuenta con programa alguno para capacitar y desarrollar al personal.
-Las instalaciones y servicios a empleados son deficientes, lo que deteriora
la productividad.
-Se observó un notorio hacinamiento de escritorios y personas en las
oficinas administrativas, que prácticamente anula el tránsito por los pasillos.
-Conforme a una encuesta realizada, el 80% del personal no se encuentra satisfecho con el servicio de comedor.
-Quince de las treinta y seis regaderas de los servicios sanitarios se encuentran descompuestas.
-Desde hace aproximadamente dos meses el equipo de aire acondicionado está descompuesto.
-El ausentismo por enfermedades de los sistemas digestivo y respiratorio conforme a las incapacidades autorizadas por el seguro social aumentó en el año, en un 32%.
-La filosofía para manejar personal, dada la alta rotación habida, es inadecuada.
-La rotación del personal, en los últimos dos años, fue del 40%, superior en un 25% a la rotación observada por la competencia.
-En el último año, el 66% de los empleados que renunciaron, señalaron como causa principal de su renuncia las exageradas medidas disciplinarias establecidas ya que se les exigía llegar puntualmente, so pena de regresarles a su casa; sin embargo, era frecuente que se quedaran a trabajar hasta altas horas de la noche sin percepción extra alguna.
-En la encuesta realizada entre el personal ejecutivo, el 70% señaló:
“...estar convencido que sólo con mano dura era posible obtener resultados
medianamente satisfactorios de los empleados...”

• Conclusiones
La Auditoría Operacional de la Administración del Personal, tiene como objetivo determinar el uso óptimo y adecuado de los recursos que están siendo invertidos en el ser humano, para el buen manejo de sus operaciones.
Resulta necesario dejar en claro que la meta de esta auditoría no es afectar a los trabajadores, sino mejorar las diversas circunstancias que pueden ocasionar de alguna manera una inadecuada distribución de trabajo o de responsabilidad.
La finalidad de ésta auditoría nos enfoca en que todo el gasto que se haga
hacia el personal es una inversión a mediano plazo, por otro lado es conveniente
mantener un control adecuado de los hallazgos, para poder determinar si la
estabilidad laboral está siendo perjudicada de alguna manera y tomar en cuenta
que esto no siempre obedecerá a fallos del personal en sí.
De igual manera la auditoría operacional de la administración del personal debe proponer el implemento de una revisión constante de los programas de capacitación y desarrollo, así como determinar si las pruebas que se realizan permiten confiar plenamente en que el personal ha aprendido bien la tarea que deberá desempeñar y no generará la expectativa de someterlo a un período de prueba que iniciará después de dicha capacitación.
Esto funciona en empresas que cuentan con mucho personal, ya que en las empresas pequeñas tiene aplicación pero sus resultados siempre serán evaluados en cuanto al costo beneficio, ya que en ocasiones en las empresas pequeñas es normal que una persona haga el trabajo de dos.

Al area de Procesamiento Electronico de Datos:

Se muestran algunos ejemplos de hallazgos, y sus interpretaciones que podrían hacerse en el curso de una auditoria Operacional de centros del PED y que serviran de base para la elaboración del informe final:
-No se elabora un programa para la utilización del computador.
-El uso del computador no se lleva a cabo con base en un programa en el que se asignen prioridades y tiempos estimados de proceso.
-No se manejan estándares para la documentación del desarrollo de sistemas y sus modificaciones.
-No existe una metodología formal para la administración del esfuerzo humano, con el objeto de controlar y evaluar adecuadamente el tiempo invertido en los proyectos.
-El tiempo promedio utilizado en Reprocesos durante los últimos seis meses, resulta excesivo, pues es aproximadamente un 38% del tiempo total disponible.
-Durante entrevistas con varios usuarios se determinó que algunos reportes no son usados para ningun propósito.

Al area de Administración de Inventarios:

Para efectos de elaborar el informe correspondiente a esta área se mencionan algunos ejemplos de aspectos que pueden considerarse como resultado de la auditoria operacional de inventarios:

 Falta de definición, carencia o cumplimiento de objetivos y política para la operación de inventarios.
 Fallas en la estructura orgánica del Departamento de inventarios.
 Deficiencia en el control físico y/o contable de los inventarios.
 Falta de planeación de requerimientos de materiales.
 Niveles de inventarios óptimos, alto costo en la administración de los mismos.
 Inadecuada coordinación del área de inventarios con las áreas de compras, producción, ventas, control de calidad, mercadotecnia, etc.
 Desconocimiento de costo de ordenar, reponer y mantener el inventario.
 Inadecuada información para toma de decisiones.
 Inadecuadas medidas de seguridad, aseguramiento y fianzas,
 Falta de manuales de operación.

A los Sistemas Administrativos de Información

Se debe elaborar el informe describiendo los resultados de la revisión.
Los puntos que contendrá el informe serán aquellos determinados durante la etapa de diagnostico y deberán presentarse en forma clara.
Con el fin de incentivar la creatividad de los auditores operacionales de sistemas administrativos de información, a continuación se mencionan algunos puntos que deben de considerarse al elaborar los informes sobre la situación de los recursos en las empresas o entidades:

 Conceptos asociados a la información que requieren las empresas
 Los concernientes a las Finanzas
 Informar acerca del cumplimiento del plan estratégico
 Informar sobre los planes y programas específicos que realizan los ejecutivos, comparados con los presupuestos mensuales, semanales, etc.
 Proporcionar información sobre el manejo y la utilización del efectivo indicando los costos de financiamiento.
 Informar acerca de la situación que guarda la cartera, incluyendo datos sobre antigüedad de los saldos, análisis de la antigüedad de la cobranza realizada, volúmenes de ventas por cliente, volúmenes de notas de crédito emitidas, cheques de clientes devueltos por el banco, devoluciones por cliente, etc.
 Informar sobre la situación que guardan las existencias de los inventarios, incluyendo índices de rotación, evaluación de productos de lento movimiento, detección de la obsolescencia, planeación de requerimientos de materiales y suministros, valuación de los inventarios, etc.
 Analizar la función de producción en la empresa, los costos incurridos en producción, la capacidad instalada en función a la realmente utilizada, análisis del cumplimiento del programa de producción y controles para determinar y valorar la producción en proceso.
 Informar sobre la situación de los activos fijos en la empresa, incluyendo su valor, depreciación, localización, así como su reexpresión financiera. Análisis financiero de la situación de la empresa, comparativo con el mercado, con ejercicios anteriores y medición del impacto de la inflación a sus activos y pasivos. Informar sobre la situación de los préstamos a cargo de la empresa y el costo que ha tenido el financiamiento.
 Asimismo, informar sobre la situación de las líneas de crédito establecidas y la disponibilidad para obtener créditos adicionales para la empresa. Informar sobre la situación que guarda la inversión de los accionistas en la empresa, tanto desde el punto de vista de las acciones preferentes, como de las acciones comunes. Informar acerca de la rentabilidad de la empresa y los resultados obtenidos, analizando el origen de los gastos efectuados y de los ingresos.
 Considerar la necesidad de informar por áreas de responsabilidad, con objeto de poder medir la eficiencia con que han trabajado las diferentes áreas dentro de la organización.
 Informe relativo a la Maquinaria y los Equipos. Característica física de la maquinaria y equipo, incluyendo su antigüedad y estadísticas de explotación y utilización. Estudio del estado tecnológico que guarda la maquinaria que se utiliza en la planta o de los equipos. Análisis de los proyectos para erogaciones adicionales para compra o renta de equipos. Problemas generados por los programas de mantenimiento, así como los costos incurridos por este concepto.
 Estudios sobre programas de inversión, control de proyectos y seguimiento de las erogaciones.
 Métodos de trabajo, resultado de las mejoras efectuadas, así como evaluación de las mejoras propuestas.
 Lo relativo a la función de producción y al mantenimiento de inventarios. Situación de las órdenes de venta por surtir. Situación de las órdenes de compra por recibir.
 Respuesta y desarrollo de proveedores.
 Programación de producción, incluyendo tiempos ociosos o muertos.
 Posición de inventarios y su rotación.
 Relativos a los productos o Servicios que ofrece la Compañía
 Análisis sobre el momento que pasa la compañía en función del ciclo de vida de sus productos.
 Evaluación de la competencia.
 Análisis de las reclamaciones a las garantías y costos que se han incurrido.
 Rentabilidad y contribución por línea de productos; por producto o servicio.
 Información sobre el costo/beneficio de programas de investigación y mejoras en el diseño de productos o en la prestación del servicio.
 Información sobre nuevos productos o servicios o sobre mejoras en las existencias.
 Comparación entre la calidad obtenida y las especificaciones o estándares establecidos.
 Relativos a la función de mercadeo Estadísticas de ventas, comparativas con pronósticos; de nuevas cuentas, cuentas perdidas, promedio de ordenes surtidas, devoluciones, etc.
 Situación del inventario en poder de clientes.
 Rentabilidad por cliente, por distribuir, por área geográfica.
 Efectividad de la fuerza de ventas.
 Efectividad de los medios promocionales y de publicidad.
 Situación del servicio a clientes.
 Participación en el mercado, tamaño del mercado y fuerzas que intervienen.
 Relativos a los costos Análisis de los costos de producción.
 Desviaciones en función a costos predeterminados.
 Productividad y eficiencia de la mano de obra, tiempos extras, destajos, maquila, etc.
 Efecto en los costos de la capacidad no utilizada.
 Análisis de los suministros y los faltantes en los inventarios, determinando si existe la posibilidad de disminuir la rotación en los mismos.
 Resultados obtenidos de la implantación de programas para reducir costos y gastos.
 Estructura de precios de los productos en función a los costos.
 Estudio sobre ventajas de comprar parte de la producción o servicio en vez de desarrollarlos internamente.
 Estudio sobre cantidades económicas de recompra o de producción.
 Relativo a planeación de los Recursos Humanos Numero de empleados y obreros que participan en la empresa. Análisis de la rotación de personal, incluyendo la investigación sobre las causas que llevan a la rotación excesiva.
 Análisis de las relaciones sindicales.
 Valuación de los requerimientos para aumentos de sueldos y prestaciones sociales y sindicales.
 Análisis de los puestos vacantes que existen dentro de la organización, así como de aquellos que pueden reestructurarse.
 Otros Conceptos Importantes Factores externos tales como la medición de las condiciones económicas y su efecto en las operaciones de la empresa, condiciones políticas, situación laboral en el país y de impuestos... Presupuestos y programas a largo plazo, así como estudios de la planeación estratégica para la empresa a futuro.

5.5 Entrega del informe de Auditoria Operacional.

La culminación de todo trabajo en dónde haya una relación bilateral exige de un informe donde se detalle lo que se hizo, y los hallazgos descubiertos.

En la auditoria operacional al informe se le conoce como “el Diagnostico” en el que se hace referencia al conocimiento que se adquirió sobre los procedimientos y técnicas de operación de una empresa y los resultados de la revisión.
Para tal fin se utilizan métodos de análisis e investigación apropiados, tendientes a detectar las posibles fallas que están incidiendo o incidirán en la situación financiera de una Empresa.
Ese diagnostico con las sugerencias y sus recomendaciones constituyen la parte más importante del trabajo realizado,
El Informe sobre auditoria operacional es el producto terminado del trabajo realizado y frecuentemente es lo único que conocen los altos funcionarios de la Empresa del trabajo del auditor.

Su contenido debe enfocarse a mostrar objetivamente, las deficiencias encontradas en relación con la eficacia operativa de la institución y con los controles operacionales establecidos, lo que coincide con el objetivo del examen realizado.
De la recomendaciones y sugerencias van a surgir oportunidades que coadyuven al logro de mejoras en la eficiencia operativa y en última instancia en la productividad, cuando se presenten la solución dada a dichos problemas.
Para que la auditoria operacional sea de utilidad a la empresa, el informe deberá ser muy dinámico, conciso, objetivo y orientado hacia la acción inmediata.
Además siempre debe cuantificarse el efecto de los problemas existentes y su repercusión en las demás operaciones.

































Preguntas de Reflexión
Quinta Unidad

1. Cual crees que sea la razón de que el informe de auditoria operacional no exprese la opinion del auditor.
2. ¿Porque el borrador del informe de auditoria operacional debe ser discutido con las personas que resulten afectadas en las sugerencias y recomendaciones para corregir las deficiencias operativas?.
3. ¿Porque los hallazgos de auditoria se tienen que reverificar?
























Esquema Resumen
Quinta Unidad




 
Actividades de Trabajo
Quinta Unidad

• Elaborar un cuadro sinóptico que incluya el contenido de los temas tratados en esta unidad.
• Elaborar un portafolio que incluya una sintesis de cada tema, las respuestas a las preguntas de reflexión y las preguntas de autoevaluación.
• Analizar el siguiente caso y elaborar un informe que contenga las recomendaciones para mejorar sus operaciones:
Escenario:
Empresa Partes Automotrices, S.A.
El Ing. Alfredo Quijano ha dirigido la empresa “Partes Automotrices desde 1990, año en que se fundó.
Esta empresa se dedica a la fabricación y venta de partes automotrices, se inicio con un capital de 3 millones de pesos y actualmente es de 100 millones. Las ventas del último año fueron de 50 millones de pesos y la utilidad de 12 millones. La fabrica inicio con 30 obreros y en la actualidad son 150. El contador Pedro González además de encargarse de los aspectos financieros y de cobranza, desempeñaba la función de compras. El gerente de planta supervisaba y controlaba la producción y el Sr. Castro se encargaba de la coordinación de vendedores y ventas directas. Desde un principio al Ing. Quijano le gustaba tomar decisiones en todas las áreas y supervisar directamente el buen funcionamiento de la fábrica.
Durante los primeros años de su fundación la empresa fabricaba productos de calidad a bajos costos, lo que le permitió obtener una buena posición en el mercado, magnificas utilidades y su crecimiento. El contador González siempre ha sido la mano derecha del Ing. Quijano, por ello conforme ha crecido la organización ha ocupado puestos de alto nivel y percibiendo buen sueldo.
Últimamente la empresa no ha funcionado bien, han descendido las ventas, existe una gran rotación de personal, perdidas de materiales y utilidades.
El Ing. Quijano se encuentra muy preocupado por lo que le ha contratado a usted para que le ayude a resolver la situación de la empresa.
• Director.- Ing. Quijano
• Contralor.- C.P. González
• Gerente De Ventas.- Sr. Castro
• Gerente De Planta.- Ing. Pérez
• Gerente De Personal.- Lic. Prieto
Se acepta auditar esta empresa y de los cuestionarios de control interno, entrevistas y la aplicación de técnicas y procedimientos de auditoría operativa se obtiene la siguiente información:
• 1.- Existe una rotación continua de personal en todas las áreas, el Lic. Prieto ha observado que todos renuncian para superarse debido a los bajos sueldos, jornadas de trabajo excesivas y mal ambiente laboral.
• 2.- El Sr. Castro opina que las ventas han disminuido debido a la gran cantidad de devoluciones, los altos costos, la falta de oportunidad en las entregas y los precios de venta que son los mas altos del mercado.
• 3.- El contralor se queja de que tiene demasiado trabajo mientras que los demás gerentes “se la pasan muy bien”. Para autorizar compras, pedidos, créditos y pagos se debe contar con el visto bueno de él y del director.
• 4.- Todos los gerentes dicen que existe retraso en la toma de decisiones y falta de libertad ya que todo problema que se deba resolver, debe de consultarse con el Ing. Quijano y/o el contador González.
• 5.- El Ing. Pérez se queja de que en su ausencia los obreros y los supervisores descuidan su producción para dedicarse a jugar dominó, lo que origina perdidas y mala calidad. Por otra parte muchas veces los supervisores no lo obedecen y argumentan que el contralor les dio instrucciones contrarias.
• 6.- El Ing. Quijano cree que la situación de la empresa se debe a que el personal es muy mañoso, torpe y flojo, además los gerentes y el contralor son de carácter débil por lo que él tiene que tratar con los obreros y el personal administrativo para resolver todos los asuntos.
• 7.- Todas las áreas se quejan de la gran cantidad de “papeleo” que deben hacer para realizar un trámite.
• 8.- La selección de personal obrero se realiza a través del sindicato.
• 9.- El Lic. Prieto y el Ing. Pérez están a punto de renunciar debido a la elevada rotación de personal, la falta de capacitación y a dos intentos de sabotaje. En varias ocasiones durante el turno de noche los operarios han descuidado la maquinaria ocasionando daños al equipo y parando la producción.

















Cuestionario de Autoevaluación
Quinta Unidad


1. ¿Cuáles son los tres niveles en que el auditor puede participar de apoyo en las entidades?
2. ¿Qué persigue la auditoria operacional?
3. ¿Cuándo debe practicarse la auditoria operacional?
4. ¿Sobre que puede informarse cuando se audita la operación de compras?
5. ¿Cuáles son los procedimientos a aplicar cuando se revisa la operación de ventas?
6. ¿Cuáles son los elementos básicos que debe contener el informe de la auditoría operacional de cobranzas?
7. Cual es el objetivo de la auditoría operacional de la administración del personal?
8. ¿Qué aspectos pueden considerarse como resultado de la auditoria operacional de inventarios?
9. ¿A que debe enfocarse el contenido del informe d auditoria operacional?
10. Para que la auditoria operacional sea de utilidad a la empresa ¿Cómo debe ser el informe ?








Lecturas Obligatorias
Quinta Unidad

1. Instituto Mexicano de Contadores Públicos Auditoria Operacional México, Ed. Equus Impresores, S.A. de C.V. 1ª Edición 2002

2. Olivar Ayala Ana Delmy Arias de Álvarez Ana Luz, Diseño de un Sistema Automatizado de Auditoria Operacional administrativa UFG, 2003

3. Hazas, G. Apuntes de auditoría: http://www.oocities.org/gehg48/AAant.html
























GLOSARIO


ALCANCE DE LOS PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA
Es el conjunto de transacciones examinadas, respecto del total que forma el universo, y su determinación es uno de los elementos más importantes en la planeación y ejecución de la auditoria.
AUDITOR
Es el profesional independiente que, con base en su examen, emite su opinión sobre los estados financieros preparados por la empresa.
AUDITORIA OPERATIVA:
Es la valoración independiente de todas las operaciones de una empresa, en forma analítica objetiva y sistemática, para determinar si se llevan a cabo. Políticas y procedimientos aceptables; si se siguen las normas establecidas si se utilizan los recursos de forma eficaz y económica y si los objetivos de la Organización se han alcanzado para así maximizar resultados que fortalezcan el desarrollo de la empresa.
AUDITORIA EXTERNA
una función pública, que tiene por objeto autorizar a los comerciantes y demás personas que por ley deban llevar contabilidad formal, un adecuado y conveniente sistema contable de acuerdo a sus negocios y demás actos relacionados con el mismo; vigilar que sus actos, operaciones, aspectos contables y financieros, se registren de conformidad a los principios de contabilidad y de auditoría aprobados por el Consejo; y velar por el cumplimiento de otras obligaciones que conforme a la ley fueren competencia de los auditores. En lo sucesivo la auditoría externa se denominará sólo auditoria.
AUDITORIA INDEPENDIENTE DE ESTADOS FINANCIEROS:
Es la revisión de los estados financieros de una entidad económica, efectuada de acuerdo con normas de auditoría generalmente aceptadas y cuyo objetivo es expresar una opinión independiente sobre la razonabilidad de dichos estados financieros. En consecuencia la auditoría externa debe garantizar a los diferentes usuarios, que los estados financieros no contienen errores u omisiones importantes.
ADMINISTRACION.
La administración comprende a los funcionarios y otros que también desempeñan funciones gerenciales señor. Administración incluye a los directores y al comité de auditoría solo en aquellos casos cuando desempeñan dichas funciones.
ALCANCE DE LA AUDITORIA
La determinación del alcance implica la selección de aquellas áreas o asuntos que serán revisados y la profundidad que tendrán las pruebas a realizar en la fase de ejecución. Esta decisión debe ser adoptada teniendo en cuenta la materialidad, sensibilidad, riesgo y costo de la auditoria, así como la trascendencia de los posibles resultados a informar.
AMBIENTE DE CONTROL
Significa la actitud global, la conciencia y acciones de los directores y la administración, respecto del sistema de control interno y su importancia en la entidad. Un ambiente de control fuerte, por ejemplo, uno con controles presupuestales estrictos y una función de auditoría interna efectiva, puede complementar en forma muy importante los procedimientos de control; sin embargo, un ambiente de control fuerte no asegura, por sí mismo, la efectividad del sistema de control interno
ACTIVIDADES DE CONTROL GERENCIAL
Se refieren a las acciones que realizan la gerencia y otro personal de la entidad para cumplir diariamente con las funciones asignadas. Son importantes porque en sí mismas implican la forma correcta de hacer las cosas, así como también porque el dictado de políticas y procedimientos y la evaluación de su cumplimiento, constituyen medios idóneos para asegurar el logro de objetivos de la entidad. Son elementos de las actividades de control gerencial, entre otros, las revisiones del desempeño, el procesamiento de información computarizada, los controles relativos a la protección y conservación de los activos, así como la división de funciones y responsabilidades.
ANÁLISIS FINANCIERO:
Conjunto de técnicas encaminadas al estudio de las inversiones con un enfoque científico. El interés que pueda ofrecer una inversión se analiza utilizando conjuntamente las técnicas que ofrecen el análisis de balances, la matemática financiera, los métodos estadísticos y los modelos econométricos. Otros aspectos que se deben de tener en cuenta, son la coyuntura sectorial o nacional y cualquier otro tipo de información política, social o económica cuya incidencia pueda estimarse importante.
CRÉDITO
Es la Obtención de recursos en el presente sin efectuar un pago inmediato, bajo la promesa de restituirlos en el futuro en condiciones previamente establecidas.

DICTAMEN
Es el documento que suscribe el contador público conforme a las normas de su profesión y en el que expresa su opinión, relativa a la naturaleza alcance y resultado del examen realizado sobre los estados financieros de la entidad.

INDICADORES DE RENTABILIDAD:
Son aquellos indicadores financieros que sirven para medir la efectividad de la administración de la empresa para controlar los costos y gastos y, de esta manera convertir ventas en utilidades. Los indicadores más utilizados son: margen bruto, margen operacional, margen neto y rendimiento de patrimonio.
INFORME DE AUDITORIA OPERATIVA
Es el documento emitido por el Auditor como resultado final de su examen y/o evaluación, incluye información suficiente sobre Observaciones, Conclusiones de hechos significativos, así como Recomendaciones constructivos para superar las debilidades en cuanto a políticas, procedimientos, cumplimiento de actividades y otras.
MERCADEO
Conjunto de actividades humanas dirigidas a facilitar y realizar intercambios. Proceso de planear y realizar la concepción, fijación de precios, promoción y distribución de ideas, bienes y servicios que producen intercambios que satisfacen los objetivos del individuo y de las organizaciones.
PLANEACIÓN
Consiste en proveer cual es procedimientos de auditoría van a emplearse, la extensión y oportunidad en que van a ser utilizados y el personal que debe intervenir en el trabajo.
PROGRAMA DE AUDITORIA
Es el documento en el que se refleja las pruebas de cumplimiento y las pruebas sustantivas que se diseñaron como resultado de la evaluación de los objetivos de control interno.
PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO
Son pruebas diseñadas para comprobar que los procedimientos de control interno estaban en operación en el periodo auditado.
PRUEBAS SUSTANTIVAS
Son pruebas diseñadas para llegar a una conclusión con respecto al saldo de una cuenta, sin importar los controles internos sobre los flujos de transacciones que refleja el saldo.
MUESTREO DE AUDITORIA
Implica la aplicación de procedimientos de auditoría a menos del 100%(muestreo) de partidas dentro del saldo de una cuenta o clase de transacciones en forma tal que todas las unidades de muestreo tengan una oportunidad de selección.
PROGRAMA DE AUDITORIA.
Un programa de auditoría expone la naturaleza, oportunidad y extensión de los procedimientos de auditoría planeados que se requieran para implementar el plan total de auditoría. El programa de auditoría sirve como un conjunto de instrucciones a los auxiliares involucrados en la auditoria como un medio para controlar la apropiada ejecución del trabajo.
PAPELES DE TRABAJO
Documentos preparados por un auditor que le permiten tener informaciones y pruebas de la auditoría efectuada, así como las decisiones tomadas para formar su opinión. Su misión es ayudar en la planificación y realización de la auditoria y en la supervisión y revisión de la misma y suministrar evidencias del trabajo llevado a cabo para argumentar su opinión.
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RESULTADOS:
Cifra que se obtiene deduciendo de los ingresos todos los gastos, incluyendo amortizaciones, minusvalías, etc. Si el resultado es positivo se llama superávit o beneficio y si es negativo se llama déficit o pérdida.
RIESGO DE AUDITORIA
Es el riesgo de que el auditor emita una opinión de auditoría inapropiada cuando los estados financieros están expresados en una forma sustancialmente errónea.
RIESGO DE CONTROL
Es el riesgo de que una declaración errónea pudiera ocurrir en un saldo de cuenta o clase de transacciones y que pudiera ser de importancia relativa, en forma individual o en agregado con otras representaciones erróneas en otros saldos o clases, no se evite, se detecte o se corrija oportunamente por los sistemas de contabilidad y de control interno.
RIESGO DE DETECCION.
Es el riesgo de que los procedimientos sustantivos de un auditor no detecten un representación errónea que exista en el saldo de una cuenta o clase de transacciones, lo cual pudiera ser de importancia relativa, individualmente o en agregado con representaciones erróneas en otros saldos o clases.
TÉCNICAS DE AUDITORIA.
Podemos definir las técnicas de auditoría como los métodos prácticos de investigación y prueba que utiliza el auditor para obtener la evidencia necesaria que fundamente sus opiniones y conclusiones, su empleo se basa en su criterio o juicio, según las circunstancias. Es un método o detalle de procedimiento, esencial en la práctica acertada de cualquier ciencia o arte. En la auditoria. Las técnicas son métodos asequibles para obtener material de evidencia










BIBLIOGRAFÍA

Franklin Enrique Benjamín. Auditoría Administrativa. 1ª ed. México, MX: Mc Graw Hill,
2001. 568p.
Hazas, G. Apuntes de auditoría: http://www.oocities.org/gehg48/AAant.html

Instituto Mexicano de Contadores Públicos. Auditoria Operacional México, año 2002 169p

Instituto Mexicano de Contadores Públicos. Normas y Procedimientos de auditoria para
atestiguar, Vigésima Sexta Edición México D.F 2005

Instituto Mexicano de Contadores Públicos A.C Ed. Equus Impresores, S.A. de C.V. 1ª
Edición. Esquema básico de la auditoría operacional, 2002.

Olivar Ayala Ana Delmy, Arias de Alvarez Ana Luz. Diseño de un Sistema Automatizado
de Auditoria Operacional administrativa, UFG, Febrero-2003

Santillana Juan ramón (2004). “Auditoria Fundamentos” cuarta Edición, International
Thomson Editoriales, S.A. de C.V. México D.F

Taylor, Donald H. y Glezen, William, “Auditoria” integración de conceptos y
procedimientos. No. Edición, Editorial Limusa. México D.F

Yanel Blanco Luna. Normas y procedimientos de auditoria integral. Primera Edición
Bogota DC Abril 2003